Renueve las oficinas de su pyme para adaptarla a la era digital

Las pequeñas empresas deben adaptarse a las tendencias actuales apostando por espacios mucho más diáfanos y cálidos en los que se reduzca el número de despachos individuales y se habiliten más zonas para celebrar reuniones en grupo.

Debido a que estos espacios son un reflejo de la filosofía de la compañía, normalmente su renovación está provocada por cambios más profundos como un importante crecimiento orgánico, un relevo en la dirección, una reorientación de las áreas de negocio o una transformación en los métodos de trabajo.

-Las oficinas deben adaptarse a la época actual, donde el uso de la tecnología permite que haya menos papeles y que los empleados pasen menos tiempo en su puesto individual, mientras ganan importancia las zonas para los trabajos en equipo-, resume Jonatan Molina, gerente de Ofita en Madrid. Estos cambios implican que las empresas deban tener en cuenta varios factores al afrontar este proceso:

Localización. La mejor ubicación para una empresa varía en función de su actividad. Por ejemplo, una empresa industrial probablemente necesite estar cerca de la fábrica o el almacén, mientras que una opción interesante para un compañía tecnológica es la proximidad a un centro de investigación. Las pymes más jóvenes e innovadoras normalmente prefieren compartir el edificio con otras empresas que tengan una filosofía similar y sean socios potenciales.

Por contra, las veteranas suelen ser más resistentes al cambio debido a que han desarrollado un vínculo emocional con la zona en la que ya están implantadas. En cualquier caso, conviene tener en cuenta otros factores como el precio o las preferencias de los empleados. Normalmente, el aspecto que estos más valoran es la facilidad en el transporte, tanto público como privado. Pero también tienen importancia otros aspectos secundarios como la cercanía a bares y gimnasios o la existencia de duchas en el edificio, lo que les permite acudir al trabajo en bicicleta o salir a correr durante la pausa de la comida.

Decoración. -La tendencia actual es que el interior de las oficinas sea cada vez más humano y agradable, parecido al hogar. Para ello se potencian los espacios comunes con butacas y buena iluminación, se usan colores cálidos y se emplea más la madera y otros materiales reciclables-, destaca Francisco Vázquez, presidente de 3g Office. Este espíritu se traslada también al mobiliario, que debe ser multifuncional y fácil de trasladar. Además, reducir el número de muebles en la oficina es un estímulo eficaz para que los trabajadores acumulen menos papel y se acostumbren a trabajar de forma digital.

Una estrategia eficaz para que la oficina refleje el espíritu de la empresa es decorar las paredes con imágenes históricas del negocio, grandes mapas que reflejen su expansión internacional o vinilos con conceptos que resuman la filosofía. Cuando la empresa dispone de un logo muy representativo en el que destaca algún color concreto, suele ser buena idea que predomine también en la decoración de su oficina. Aunque para esta fase es bueno contar con la opinión de los empleados, hay que tener cuidado para que las oficinas mantengan la misma estética y reflejen que se trata de un espacio de trabajo. Por tanto, no suele ser buena idea que los trabajadores incluyan en sus puestos particulares elementos que rompan demasiado con la estética general del sitio, como sucede en ocasiones con los grandes carteles o los muñecos.

Puestos individuales. En las oficinas españolas se está reduciendo el número de despachos debido a que -impiden que los responsables estén cerca de la información y la dinámica de sus equipos-, explica Oriol Alcoba, director general de Esadecreapolis. Actualmente, estos espacios son poco habituales entre los cargos intermedios de una pyme y están reservados para las personas de mayor jerarquía, como el gerente o el director general. Otro error habitual es compartimentar los departamentos en sectores demasiado separados entre sí. Aunque se puede seguir manteniendo la división mediante la distribución de las mesas, hacer que la mayoría de los empleados comparta un mismo espacio refuerza el sentimiento de unión en la plantilla.

No obstante, para conseguir esto hay que tener en cuenta las necesidades específicas de cada sección y si éstas son incompatibles entre sí. Por ejemplo, aquellas áreas en las que la comunicación es constante probablemente no puedan convivir con las que requieren silencio para realizar sus tareas. El consejo de Vázquez para las firmas con más empleados que pasan la mayor parte de su jornada trabajando fuera es -eliminar los puestos individuales y habilitar suficientes puestos compartidos que puedan ser usados por cualquiera de estas personas cuando necesiten estar en la oficina-. Así se liberará un espacio que antes estaba inactivo y que ahora se puede aprovechar mejor.

Zonas de reunión. Una queja común entre los empleados de la mayoría de empresas españolas es la escasez de espacios en su oficina para celebrar reuniones en grupo. Sin embargo, esto contrasta con la tendencia de las organizaciones a conceder cada vez más importancia al trabajo en equipo, especialmente entre empleados de diferentes departamentos. Para solucionar este problema, las pymes deben ampliar los lugares habilitados para esta función. En ocasiones basta con tener una única sala de gran capacidad -para las reuniones más multitudinarias y los clientes de mayor importancia- junto con otras salas más pequeñas que sirvan para encuentros de menos de cinco personas y las videoconferencias a través de Skype. Además, para las charlas en las que no se van a tratar aspectos confidenciales se pueden habilitar espacios más informales, como una tabla con sofás alrededor o las mesas altas junto a la máquina del café.

Espacios de ocio. Una buena idea para las empresas que disponen de oficinas más grandes es habilitar zonas de ocio. Esta práctica sirve para reforzar la cohesión entre los miembros de la empresa, mejorando el buen ambiente dentro de la organización. La opción más habitual es equipar una habitación con varias mesas, una nevera y un microondas, de manera que pueda servir de comedor o cafetería. Otra iniciativa cada vez más extendida, especialmente entre las compañías más jóvenes e innovadoras, es incluir una mesa de ping-pong o un futbolín. Debido al ruido que suelen generar, conviene buscar un espacio más apartado, como puede ser la entrada -de manera que también pueda llamar la atención de los visitantes- o una sala específica.

Un entorno que favorece la unión

La firma madrileña Sipay amplió su plantilla a 40 personas tras enfocar su negocio a los servicios de pago internacionales. Para albergarlos, se trasladó a un nuevo espacio en Alcobendas (Madrid) fácilmente accesible en transporte público y privado. -En las nuevas oficinas prácticamente ha desaparecido la división en departamentos. Los únicos que están separados son los responsables de 'software', que necesitan un entorno más tranquilo-, explica José Luis Nevado, director general de la firma. Aunque existen salas específicas para reuniones, muchos encuentros se celebran en el 'office' que sirve de cafetería o en los sofás y escritorios que se encuentran repartidos por la oficina. Con la ayuda de una red, algunas mesas de reunión se transforman en tablas de ping-pong que permiten a la plantilla -cuya edad media es de 29 años- tener también sus momentos de ocio. Junto a los futbolines, -sirven para que los empleados puedan desconectar, y liberar el estrés-, concluye el responsable de la compañía.

Menos armarios, menos papeles

La historia centenaria de Mecánica Moderna abrió un nuevo capítulo con la llegada de un gerente que orientó la empresa a actividades pioneras en el sector de la automatización industrial. Dentro de las acciones de cambio de la imagen corporativa y digitalización de la organización, se decidió renovar por completo la oficina. -Mantuvimos el mismo espacio, pues está muy bien situado en el centro de Barcelona y cerca de nuestro almacén. Pero creamos un ambiente mucho más abierto y diáfano, gracias a una redistribución de los puestos personales y la instalación de mamparas de cristal, que dejan pasar la luz-, explica Josep Folch, responsable de la firma. Para ampliar el espacio disponible y reducir el uso de papel, se deshicieron de los grandes armarios metálicos que antes ocupaban gran parte de la oficina. En su lugar, al alzar la vista hacia las paredes, los empleados ven algunas de las palabras -compromiso, equipo, futuro o precisión- que reflejan la filosofía de la empresa. Desde que se realizó el proyecto, concluye Folch, -los clientes se muestran más impresionados cuando nos conocen y los trabajadores están más satisfechos-.

Una decoración estilo pop

La agencia de márketing Grupo Abbsolute necesitaba una nueva oficina que reflejara su espíritu de empresa creativa, joven y en crecimiento. Con su traslado al parque tecnológico de la Isla de la Cartuja (Sevilla) consiguió un espacio más luminoso y con unas vistas que resultaban inspiradoras. En la entrada, un vinilo con el lema de la compañía -'Lo que no se espera no se olvida'- anticipa a los visitantes las sorpresas que les esperan en el interior. -Elegimos una decoración muy moderna, estilo pop, con dibujos en las paredes que son representativos de cada área. En el despacho del presidente están Batman y Superman, en la zona de producción el brazo del Dios de la Capilla Sixtina y en la de los creativos, la Alicia de Walt Disney-, explica Cristina Rodríguez, directora creativa de la empresa. Suya fue la tarea de coordinar el diseño del espacio, implicando a todos los empleados para conseguir un entorno lo más confortable posible. Esta satisfacción se ha trasladado también a los clientes, que quedan muy sorprendidos cuando entran en la sala de reuniones, rebautizada como 'beach room', por la arena que hay en el suelo. Allí pueden descalzarse y tener las reuniones en un ambiente más distendido.

Cuándo optar por el 'coworking'

Las zonas de 'coworking', donde se comparte el espacio con otras empresas, son especialmente útiles para las pymes que están dando sus primeros pasos. Este fue el caso de la consultora digital Bluecell, que inició su trayectoria en la madrileña Torre de Cristal, donde convivía con varias compañías -tanto pequeñas como grandes- que luego se convirtieron en sus clientes. -Este modelo nos ofrecía la ventaja de que era muy flexible, pues no hacía falta la inversión necesaria para acondicionar una oficina. Pagábamos un fijo por los metros cuadrados que ocupábamos y un extra por servicios como un alto uso de las zonas de reunión-, recuerda Ángel Sopeña, director de la empresa. Cuando la plantilla se acercó a la decena de empleados, los costes se multiplicaron y llegó el momento de trasladarse a unas oficinas propias. Sin embargo, la experiencia con el 'coworking' había sido tan positiva que la firma ha vuelto a recurrir a este modelo para iniciar su expansión internacional por México y Portugal.

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