4 beneficios que tiene el coworking para las empresas - Mundo ...

El sector de oficinas ha sido muy golpeado a causa de la pandemia de coronavirus, sin embargo el éxito de las empresas que logren sobrellevar esta etapa radica en su capacidad de reacción ante este tipo de situaciones.

El coworking es un segmento que se está reinventando para adaptarse a la nueva normalidad, proporcionando soluciones a un gran número de empresas. Por ello, Comunal Coworking, empresa de espacios corporativos que administra más de 40 mil m2 en Perú y México, destaca las razones por las que se puede seguir apostando a este tipo de formato:

1. Flexibilidad

El modelo de coworking permite a las empresas ser tan flexibles como sus circunstancias lo requieran. La cual se da en términos de la cantidad y el tipo de membresías a contratar, así como también el esquema contractual del servicio.

En un coworking, las empresas pueden incrementar o disminuir su espacio de forma fácil y rápida, sin tener que atravesar un proceso de mudanza o largas negociaciones. De esta manera, el modelo es flexible a empresas de distintos tamaños, en vías de crecimiento o en proceso de reducción. Las empresas pueden modificar la cantidad de espacio que utilizan sin necesidad de cambiar de dirección.

Por otro lado, las empresas pueden elegir entre membresías rotativas o fijas para sus miembros, según la naturaleza de cada posición. Esto permite tener a aquellos roles que no necesitan un lugar fijo de trabajo (consultores o equipos comerciales) en esquemas flexibles, eficientando el gasto de oficina destinado a ellos. Los coworkings ofrecen distintos planes, desde escritorios que se ajustan a equipos comerciales y trabajadores independientes, hasta oficinas privadas para empresas de más de 200 personas. En ese sentido, la oferta está pensada en función a las necesidades de cada negocio.

El modelo de coworking evita los contratos engorrosos y permite acuerdos personalizables y de menores plazos. Asimismo, los clientes pueden personalizar qué servicios quieren incluir o no en su mensualidad, como la cantidad de impresiones, las horas en salas de reuniones, internet, estacionamientos, etc.

2. Ahorro

Al pagar por oficinas que se ajustan a las necesidades de cada empresa, se eliminan gastos superfluos. Bajo este esquema, las empresas pueden pagar solo por el espacio y las horas que ocupan, mientras que acceden a otros beneficios como: amenidades especiales y una red de empresas de diversos tamaños y sectores.

Asimismo, esto permite que los negocios administren mejor su capital, al no tener que invertir en activos fijos o garantías excesivas como fianzas o depósitos. Todo ello permite que las empresas puedan dedicarse de lleno a su actividad económica e invertir su capital en lo que realmente les importa.

Además, se puede acceder a servicios premium a precios bajos. Las empresas que elijan esta modalidad pueden apalancarse de las economías de escala de las cadenas de coworking, y tener servicios premium de forma accesible.

3. Eficiencia

Las oficinas tradicionales conllevan una carga administrativa importante desde buscar la oficina, diseñarla e implementarla, hasta administrar el día a día gestionando a decenas de proveedores (internet, limpieza, suministros, mantenimiento, telefonía, etc). El esquema de coworking permite que las empresas deleguen esta carga administrativa a los expertos de tal forma que dediquen sus esfuerzos únicamente a su core. Esto genera eficiencias incalculables.

Por otro lado, el diseño de los espacios contribuye a la motivación y productividad de los equipos, lo cual también trae muchos beneficios para los negocios, por eso los coworking buscan ese nivel de profesionalismo y ergonomía en el diseño para contribuir al bienestar y la funcionalidad de los colaboradores.

4. Seguridad

La nueva normalidad beneficiará a los espacios que provean seguridad en todo sentido, desde los controles de acceso hasta la protección contra sismos, la ciberseguridad e incluso un protocolo de salud en el trabajo para maximizar el bienestar de los trabajadores.

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Organizar nuestros espacios en ocasiones se vuelve un caos, porque no siempre contamos con el espacio que deseamos. A veces nos toca vivir en lugares muy pequeños y no sabemos cómo organizar todo y que se vea funcional y bonito.

1. Economizar: en cualquier espacio pequeño tendremos que poner toda la energía en economizar espacio. Si no tenemos lugar para montar una zona de comedor en la cocina, sencillamente no lo hacemos. La idea es poder circular lo más cómodamente posible dentro de ella. No solo debemos cuidar la estética, sino también conseguir una cocina funcional.

2. Distribución: buscar la mejor distribución es lo primero que debes hacer si partes desde cero o tienen la posibilidad de reformarla. Dependerá de la forma de la casa o apartamento, pero deberán aprovechar todo el espacio ya sea en línea, en U, en paralelo o forma de L, del suelo al techo. Cuando cuentas con una cocina pequeña debes pensar en completar los espacios de almacenaje con puertas, con otras soluciones abiertas como estanterías, baldas y así aportar dinamismo y ligereza a su cocina.

3. Aprovecha la luz: si tienen una ventana, ya tienes mucho ganado porque la luz natural que entra amplía ópticamente el espacio. Si no, tendrán que iluminarla de manera óptima con focos empotrados bajo los armarios, en las zonas de almacenaje y despensa y un punto de luz en el techo que ilumine de manera general toda la cocina.

4. Elige bien el color: es mejor usar al blanco y los tonos claros (un beige, un crudo, un verde pastel, un azul claro, un rosa claro) que reflejan la luz. Si el blanco le parece muy frío, lo pueden suavizar y darle calidez con toques de madera en la encimera, sillas y estanterías.

5. Selecciona muebles: a falta de metros, buenos son los muebles auxiliares o inteligentes, como una mesa plegable que puedan abrir y cerrar en los momentos clave, carritos de almacenaje con ruedas para guardar vajilla, conservas o pequeños electrodomésticos o estanterías abiertas para guardar todo aquello que no cabe en los armarios de la cocina.

6. El secreto está en el orden: la clave para que no se vea caótica es obvia: recoger y limpiar siempre. Es obligatorio despejar la encimera y no dejar a la vista platos en el fregadero.

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En esta “nueva normalidad” la seguridad tendrá un efecto decisivo en la transformación del espacio. Pero además la crisis sanitaria ha colocado al teletrabajo como una dinámica clave en la era post-COVID. Esta circunstancia ya está provocando un impacto en el diseño de oficinas.

“Las oficinas no van a desaparecer a pesar del teletrabajo, pero en este nuevo escenario habrá que tener muy en cuenta que los trabajadores serán nómadas y el trabajo híbrido, es decir, combinarán el trabajo presencial con el remoto”, según Martín López, director comercial de Ofita.

Si el trabajo es flexible también deberán ser flexibles las oficinas para permitir ocupaciones de la oficina variables; para poder reaccionar mejor a futuros planes de contingencia, y flexibilidad para facilitar a los empleados dentro de la misma oficina diferentes espacios y reconfigurables que faciliten sus funciones.

Señala el director comercial de Ofita que dependiendo del rol de cada trabajador y de su vulnerabilidad, habrá que plantearse qué personas necesitan o no tener un espacio físico y definido. Por lo tanto, el ratio 1 trabajador = 1 puesto de trabajo no tiene sentido.

La tendencia es ir hacia sistemas en los que los empleados tienen acceso a un variado menú de espacios de trabajo (que no están personalmente asignados a ninguna persona sino que son de todos los miembros de la organización o de todo un departamento).

En los proyectos que está acometiendo Ofita la eliminación de los puestos de trabajo personalmente asignados se reinvierte cada vez más en un aumento de diferentes zonas compartidas que son de todos.

Según Martín López, más que nunca, en la nueva normalidad tres elementos serán indisolubles en el diseño de las oficinas: espacio + personas + tecnología.

¿Por qué y para qué iremos a la oficina? “En unas ocasiones para co-crear y en otras en busca de las condiciones óptimas para concentrarnos”, según Martín López. “Necesitamos formar parte de una comunidad; intercambiar y relacionarnos, y ese es el nuevo rol de la oficina”.

Por último, señala que “podríamos decir que la crisis sanitaria ha humanizado las empresas. Nos hemos dado cuenta de que las personas y su bienestar son lo prioritario”.

Home Office como medida para contrarrestar el COVID-19

Incrementar la velocidad de su internet, instalar una mesa nueva y conectar una pantalla más grande a la computadora fueron algunas medidas que Norma Juárez adaptó para convertir una parte de la sala de su casa en una pequeña oficina. Trabaja como operadora de un call center de servicio a domicilio y asegura que, su empresa, una firma de retail, no les ha dado fecha de regreso a centros laborales, por lo que piensa seguir modificando este espacio para sentirse más cómoda.

-Todo esto va para largo y todavía no tenemos fecha de regreso, igual creo que a la empresa le sale más barato tenernos en casa que adaptar las oficinas para evitar contagios. Ahora siento que me hace falta un mouse óptico y un mejor teclado para trabajar más tranquilamente-, afirma.

El teletrabajo continuará durante las próximas semanas y, aun cuando el confinamiento por el COVID-19 terminé, el 25% de trabajadores seguirá con sus labores desde casa, de acuerdo con una encuesta realizada en México por la iniciativa The Wellness and Productivity Project. Al igual que Norma Juárez, muchos mexicanos adaptaron una oficina en casa. La pregunta es cómo convertir lo improvisado en un lugar más profesional.

El trabajador puede adaptar un lugar como oficina conforme su conveniencia y comodidad, pero esto no deslinda la responsabilidad del empleador de dar los instrumentos necesarios para realizar las actividades y de otorgar capacitaciones respecto a manejo de emociones, del tiempo o de uso de plataformas tecnológicas, afirma Misael Perea, consultor de Gestión de Talento en Manpower.

Ya con los elementos de trabajo básicos, el secreto para convertir una parte del hogar en una oficina permanente es el componente ergonómico, es decir, que esta nueva estación se adapte al cuerpo y no viceversa, como tradicionalmente se hace, opina Alberto Elizondo, director para Latinoamérica de la fabricante de muebles Humanscale.

-La persona también debe adaptar prácticas y posturas correctas que no le ocasionen lesiones, molestias o fatigas, porque si estas se eliminan la gente se vuelve más productiva. Asimismo se tiene que alternar la movilidad y no estar todo el tiempo sentados-, asegura.

Estos son los consejos de los especialistas:

1. Suficiente luz natural: Debe venir de los lados, no de frente para que no refleje en la pantalla. Siempre debe estar presente, a fin de que se pueda leer sin problemas.

2. Adaptar la luz artificial: Tener lámparas blancas o de luz fría, para que el ambiente se sienta más de oficina que el hogareño. De esta forma también se evita estrés y problemas de salud ocular.

3. Optar por una silla más cómoda: Esto permitirá tener posturas correctas para trabajar. Lo importante es que con ellas sea posible tener la espalda en el respaldo y un apoyo en los brazos.

4. Adaptar una mesa despegable: Existen mesas que por su diseño permite a la persona alternar entre permanecer sentado o de pie, con el fin de mejorar la circulación.

5. Mejor conexión a internet: La nueva estación de trabajo se puede fijar cerca de un teléfono físico o del puerto de internet, así como con buena señal telefónica.

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