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La oficina no volverá a ser como antes

Con la llegada del COVID-19, muchos aspectos de la vida cotidiana han experimentado cambios. Un ejemplo de ello son los centros de trabajo, que han tenido que adaptarse a las medidas de seguridad e higiene con el objetivo de frenar la propagación el virus. En concreto, se ha prestado especial atención al tipo de mobiliario de oficina y la forma de organizarlo.

La desescalada y el progresivo control de la pandemia han sido hitos de vital importancia para el desarrollo de las actividades económicas. Sin embargo, la vuelta a la oficina ha supuesto nuevos retos.

En este sentido, el rediseño de los espacios laborales y una adecuada distribución del mobiliario de oficina han sido algunas de las más importantes soluciones que han surgido al respecto. Para conseguirlo, se requiere del correcto uso de muebles como la mesa de oficina, siendo determinantes dentro de las medidas de seguridad y prevención contra el coronavirus en esta nueva etapa.

¿Cuál es la mejor manera de utilizar el mobiliario de oficina?

Cada empresa cuenta con oficinas que poseen sus propias características y particularidades. Sin embargo, en términos generales, los muebles que se encuentran en este tipo de espacios laborales son de gran similitud, facilitando así los nuevos cambios. A través de pequeñas modificaciones no solo se pueden organizar las oficinas de forma más segura e higiénica, sino que los trabajadores pueden disfrutar de una mejor decoración y un ambiente de mayor productividad.

Uso de mamparas de protección en la oficina

Uno de los productos más recomendados para contrarrestar los efectos del virus dentro de la oficina son las mamparas de protección. Se trata de un tipo de mobiliario de oficina que puede ser utilizado de diversas maneras para favorecer la higiene de los trabajadores.

Las mamparas de protección se pueden adaptar fácilmente en cada espacio laboral. Se trata de una barrera de protección de gran elegancia, muy fáciles de instalar y se acoplan perfectamente a la mesa de oficina. De esta manera, se consigue establecer una división útil del área que corresponde a cada persona dentro de la oficina, protegiendo la salud pública y fomentando una mayor concentración en la actividad productiva.

Sin duda, la incorporación de las mamparas de protección en las oficinas representa una inversión de capital por parte de las empresas. Este tipo de paneles divisorios poseen múltiples ventajas y una de ellas es el bajo costo de venta al público. Gracias a ello, el presupuesto que las empresas tienen que destinar para la compra de mamparas no debería afectar considerablemente las finanzas.

Distancia prudencial de las mesas de oficina

Con el paso de las décadas, el diseño de las oficinas se ha modificado progresivamente. Ello, con el objetivo de mejorar la calidad del ambiente laboral para los trabajadores.

Las oficinas pasaron de ser una interminable cantidad de cubículos, como se suele observar en las películas del siglo pasado, a ser espacios mucho más abiertos y amigables. De esta manera, se ha mejorado considerablemente la creatividad, la iniciativa y productividad de los trabajadores.

A pesar de la distribución mucho más amplia que caracteriza a las oficinas del siglo XXI, la llegada del COVID-19 requiere de la aplicación de ciertas medidas de seguridad.

Como parte del distanciamiento social, se ha determinado que las mesas de oficina de cada trabajador deben mantener una separación de, al menos, 2 metros de longitud. De esta manera, se garantiza una distancia prudencial entre los trabajadores y el flujo de desplazamiento dentro de la oficina experimenta una gran mejoría.

¿Cómo se puede fomentar el distanciamiento en las oficinas?

La distancia de dos metros entre el espacio laboral que corresponde a cada trabajador, en el que se incluye todo su mobiliario de oficina, es solo una de las maneras de mantener la distancia dentro de la oficina.

No se puede pasar por alto que las oficinas poseen diversas áreas comunes en las que el coronavirus es mucho más propenso a propagarse. Es por ello, que una medida que ayuda a las personas a mantener la distancia es el uso de cintas adhesivas. Se trata de un producto muy simple pero increíblemente útil a la hora de indicar a las personas cuáles son las zonas por las que deben desplazarse dentro de la oficina. Asimismo, el método de ubicar señales en el suelo indica a los trabajadores la cantidad exacta de espacio que representan dos metros.

¿Qué otras medidas de seguridad pueden tomarse?

La Organización Mundial para la Salud y las autoridades nacionales de sanidad han determinado que el uso de las mascarillas es una medida que deben mantenerse en todo momento. La mascarilla son un instrumento que tendremos que utilizar durante un largo periodo de tiempo. Por esta razón, dentro las oficinas debe ser obligatorio el uso de mascarillas por parte de todo el personal.

Finalmente, los productos de limpieza y desinfección juegan un papel imprescindible para prevenir la propagación del COVID-19. De esta manera, el mobiliario de oficina se pueden mantener totalmente higienizado.

Guía: Cómo adaptar un espacio de trabajo ante el covid-19

Empresas del país han incrementado el teletrabajo con el fin de conseguir que su actividad se resienta lo menos posible ante esta crisis, algunas de éstas se plantean seguir con esta modalidad hasta cuando la crisis sanitaria esté más controlada, pero ¿cómo será la oficina pospandemia?

“Parece evidente que el miedo a la COVID-19 nos llevará a un modelo de oficina de tipo ‘panal de abejas’, en la que cada trabajador quede aislado de sus compañeros”, afirma Miguel Arenas, profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC).

Muy diferente a la idea de diseño de planta abierta u open plan con espacios absolutamente diáfanos que se implantó en los últimos años para mejorar el rendimiento y la comunicación entre los trabajadores.

Ante una pandemia tan compleja y con una tasa de reproducción tan alta, los paneles, las barreras o los separadores se convertirán en un recurso necesario.

“Ante la situación de crisis sanitaria, las empresas se verán obligadas a utilizar barreras físicas para mantener una separación efectiva entre los puestos de trabajo cuando no se pueda garantizar la distancia mínima de dos metros entre los trabajadores”, afirma Arenas.

“Volverá a tenerse en cuenta el ‘síndrome del edificio enfermo’ y a corto y medio plazo tendrán un peso relevante los protocolos de limpieza y desinfección en las oficinas y en los espacios comunes, así como las mejoras y las revisiones continuas de los sistemas de filtración de aire”, afirma Iván Ciudad Valls, profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la UOC.

Pero no solo las oficinas, los espacios comunes como las cocinas, los baños o los ascensores, deberán cambiar y adaptarse a la nueva situación. “Las zonas comunes pasarán por una modificación temporal más rígida en su gestión, tendrán una limitación y un control de aforo y posterior limpieza y desinfección”, advierte Ciudad.

En esta línea, Arenas afirma que dentro de los ámbitos de trabajo se deberá hacer un uso racional de los espacios que impida aglomeraciones. Por ejemplo, se acabará el compartir ascensor y es muy probable, según los expertos, que se utilice solo de subida y que la bajada se haga por las escaleras.

Volver por turnos y en oficinas más pequeñas

Para evitar aglomeraciones y ante un teletrabajo puesto en marcha casi como un experimento, muchas empresas impulsarán los turnos rotativos y progresivos de presencialidad. «En principio se incorporará un porcentaje de los trabajadores, que se aumentará gradualmente, y se retrasará la incorporación de las personas especialmente sensibles y de las que convivan con personas vulnerables», explica Ciudad.

La situación del estado de alarma, determinará el regreso a las oficinas y serán los propios gobiernos los que marcarán las pautas mínimas de vuelta a los despachos. “Esta se hará ordenadamente y evitando la presencialidad y la coincidencia de todos los trabajadores, que son las medidas de prevención más eficaces y coherentes”, considera Arenas.

De hecho, empresas como Google ya se plantean tener oficinas más vacías, no solo en modo de desescalada, sino también a largo plazo. Oficinas con menos trabajadores permiten escoger espacios con menos superficie y, por tanto, más baratos, lo que significa un alivio económico para las empresas.

“Pero la compañía no podrá imponer obligatoriamente quién debe hacer teletrabajo”, advierte Pere Vidal, profesor colaborador de los Estudios de Derecho laboral de la UOC que añade, “si el teletrabajo no forma parte de la descripción inicial del puesto, y el empleador hace una oferta de teletrabajo, el empleado puede aceptar o rechazar la oferta voluntariamente, pero no se lo podrá imponer”.