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Un factor clave en cualquier equipo es la motivación laboral. Y uno de los pilares para la motivación de cualquier empleado es su lugar de trabajo. Una oficina que lo llene de inspiración, que le haga sentirse a gusto y que le proporcione toda la tranquilidad asegurará que la calidad de su trabajo, su motivación y su ánimo estén siempre al 100%.

1. Iluminación.

El impacto psicológico de la luz en el ser humano es muy importante porque mejora los niveles de rendimiento, alegra el ánimo y ayuda a la concentración. Es recomendable que si la oficina cuenta con ventanas, le des el protagonismo que se merecen y orientes los puestos de trabajo hacia ellas para poder disfrutar de la luz en su totalidad. Si este no es el caso, no te preocupes, juega con lámparas o con diferentes tipos de bombillas para poder acercarte lo máximo al efecto del sol y, así, reducir la fatiga ocular, los dolores de cabeza y mejorar la calidad de vida de tus trabajadores. ¡Un empleado sano es más productivo!

2. Color.

No es ninguna novedad que los colores nos afectan psicológicamente de diferentes formas. Asegúrate de que tu oficina tenga unos tonos que reflejan lo que quieres que comunique tu marca, tu ambiente y, por ende, tus trabajadores. Por ejemplo, los verdes o azules proporcionan estabilidad y productividad; el rojo es ideal para la atención a los detalles; el amarillo es 100% creatividad y el rosa suele tener efectos calmantes o de tranquilidad. Piensa bien qué quieres transmitir en cada uno de tus espacios ¡y empieza a jugar con esos colores! Sí te resulta difícil elegir.

3. Naturaleza.

Las plantas tienen grandes beneficios para tus empleados y para tu empresa: no solo funcionan a modo de decoración, sino que también hacen del ambiente más cálido, más cercano y, sobre todo, más natural. Las plantas reducen el estrés, nos hacen sentir más felices y nos ayudan a recargar nuestra energía para continuar con la jornada laboral. Otro punto a tener en cuenta es el impacto de la oficina en el entorno natural y cuán ecofriendly es esta. Algo que cada vez más personas valoran y que, como todo, se puede trabajar con unas sencillas pautas. El cuidado al medio ambiente es muy importante, por lo que siempre nos aseguramos de trabajar con materiales que sean amigables con el planeta y que generen el menor impacto posible.

4. Espacios de ocio.

Se recomienda incluir en las oficinas espacios que estén dedicados únicamente al ocio, a la conversación o al descanso del personal, esto es muy positivo ya que en estas áreas tus empleados podrán conectar mejor con sus compañeros, salir de la rutina, tomar un respiro y sentirse un poco más relajados. De esta forma aumenta la productividad y facilita la relación laboral conectando mejor con la empresa y con sus compañeros.

En la imagen, las oficinas de Microsft en Madrid.

En cinco años, muchos jefes serán ya nativos digitales. Y los espacios laborales puntos de encuentro y coworking.

La tormenta perfecta se forma cuando una masa de aire frío choca con una de aire caliente inestable, pero cuando estamos dentro de ella, es difícil ver el espectacular efecto en el cielo. La imagen podría compararse con la revolución que desde hace unos años se está produciendo en las relaciones laborales. Para ver el efecto se necesita distancia, y eso es lo que buscan las jornadas Workplace Conferences. Beyond 2020 celebradas ayer en Madrid y que analizan las tendencias y las mejores prácticas en las formas de trabajar que marcarán el futuro.

La palanca de la transformación laboral se apoya en tres patas: tecnología, personas y espacios. En 3G Office, organizadores del encuentro, son especialistas en los espacios, a través de los cuales se contribuye también al cambio de las personas. Pero no existe un diseño de oficina ideal, ya que la idea es llevar a cabo un codiseño, poniendo las necesidades del cliente y empleado en el centro. Por tanto, habrá tantos diseños como organizaciones y personas.

Un foco generador de ideas. El recién estrenado 'Open Power Space' de Endesa lleva apenas cuatro meses en funcionamiento y ya han pasado por él más de 1.000 personas. Está ubicado en la primera planta de su sede corportiva en Madrid, siendo visible desde el atrio central. Es un espacio de 'coworking' donde empleados, 'partners' y 'freelance' cooperan para desarrollar proyectos conjuntos. Ofrece distintas zonas para diversas actividades.

El puesto fijo desaparece

El concepto de puesto de trabajo que surgió en la revolución industrial, como punto fijo donde el empleado acude a realizar su quehacer, está siendo relegado. Muchos empleados cumplen con sus cometidos desde otros lugares o incluso desde su casa, el uso de las nueva tecnologías y de la nube facilitan esta realidad en la que las sedes corporativas tienen que encontrar nuevo rol.

Las oficinas de la aseguradora en Alicante: han sido pioneras en implementar este modelo, que después se irá trasladando a otras ciudades. El efecto diáfano impregna todo el espacio, pero, aún así, se crea un muro corporativo que separa visual y físicamente las áreas de atención al público de las más privadas.

En la sede de Microsoft en España, la mayoría de sus empleados ya no pasa ni el 50% del tiempo en sus oficinas y cuando van, son para reuniones concretas, ya sea con clientes o con compañeros. Francisco Vázquez, presidente de 3G Office, invita a ver este cambio no como una amenaza, sino como una oportunidad para compañías y empleados: -Los costes operativos de una compañía se reducen hasta en un 50% porque sólo necesitarán la mitad del espacio. Teniendo en cuenta que el metro cuadrado cuesta cada año unos 500 euros a las empresas, es un ahorro brutal-.

A pesar de que estos cambios, hasta la fecha, sean más habituales en empresas tecnológicas, no hay un sector hoy en día que pueda escaparse en mayor o menor grado de esta revolución. -El cambio empezó en las tecnológicas por dos motivos: la media de edad de los empleados era más baja y tenían la tecnología más a mano. Hoy se ha extendido a otros sectores y más del 80% de empresas del Ibex 35 están iniciando este proceso de transformación. Desde el año pasado, con la salida de la crisis, han crecido exponencialmente las compañías que nos piden este cambio. Y aunque algunas no tienen claro cómo hacerlo, saben que algo tienen que cambiar-, asegura Vázquez.

A pesar de que las soluciones para cada empresa son distintas, hay un objetivo común en todos los proyectos: se buscan espacios atractivos, funcionales y agradables, que atraigan y faciliten el talento. El cambio, aseguran los expertos, debe ser gradual y respetando la capacidad de elección: no todos los puestos serán fijos pero tampoco se debería obligar a los trabajadores a usar estos espacios comunes: -Se trata más bien de adaptarnos a las necesidades que pidan los trabajadores. Hay perfiles distintos y por eso los espacios deberán ser variados y versátiles-, afirma el directivo de 3G Office. En unos pocos años, nuestros espacios corporativos tendrán muy poco que ver con los actuales y lo que hoy conocemos como oficinas serán, más que un espacio de trabajo, un punto de encuentro.

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Cerca del 90% de los trabajadores no están contentos con su espacio de trabajo, según diversos estudios universitarios.  Juegan un papel importante en la productividad, la moral, la salud y el trabajo en equipo, entre otros.

Los empleadores y los gerentes de oficina pueden superar este desafío y recuperar la confianza de su fuerza laboral actualizando su oficina con nuevos muebles. La renovación de su oficina con nuevos muebles permitirá a los empresarios abordar las preocupaciones de los trabajadores, como la privacidad, al tiempo que alinea mejor su oficina con la cultura y los valores de su empresa.

Pensar en el usuario final

Cuando se eligen muebles, una de las cosas más importantes en las que se debe pensar es en el usuario final. ¿Es alguien que ocupa una esquina de la oficina? ¿O es alguien sentado en un entorno de oficina abierta? Obviamente, el primer caso tendrá diferentes necesidades que el segundo: muebles adicionales para invitados y visitantes, por ejemplo, frente a una única silla de oficina. Preguntarse qué tipo de mobiliario ayudará al trabajador a completar sus responsabilidades es esencial para tomar decisiones acertadas.

¿Qué tipo de trabajo deben soportar los muebles? Si la tasa de ocupación de su oficina es baja, por ejemplo, y los trabajadores pasan algún tiempo en la oficina pero trabajan principalmente en otro lugar, entonces no es necesario que se dispongan múltiples escritorios, sino los necesarios para sacar adelante el trabajo diario.

¿Son realmente necesarios los estantes y el almacenamiento, o la mayoría de los registros de la compañía están digitalizados y almacenados en la nube? ¿Son necesarios los cubículos o se opta más por una oficina en abierto? Pensar en estas cosas puede parecer simple y, por lo tanto, innecesario, pero es importante identificar sus necesidades específicas desde el primer momento para evitar el remordimiento más adelante.

También puede ser útil permitir a algunos empleados probar diferentes sillas y escritorios. Pedirles que comparen y contrasten los aspectos más destacados de los muebles potenciales con lo que están usando actualmente. Tener una idea de lo que les gusta, lo que no les gusta y por qué puede ser un gran punto de partida.

La ergonomía, lo más importante

A la hora de amueblar una oficina hay que tener en cuenta que los empleados estarán sentados y trabajando la mayor parte del día, por lo que es esencial proporcionarles una silla y un escritorio cómodos. Más importante aún, las sillas y escritorios ergonómicos son esenciales, ya que hacen que trabajar sea más fácil y saludable, como lo respaldan numerosos estudios. Asientos contorneados, respaldos lumbares, asientos ajustables y reposabrazos son importantes en este sentido.

A la hora de diseñar el interior del espacio de la oficina, uno puede tener en cuenta la ubicación y los muebles de oficina que debe comprar en función del ambiente que quiera crear. Si desea un ambiente de cafetería donde los empleados puedan comunicarse y colaborar fácilmente entre sí, hay que considerar invertir en una mesa grande y algunas sillas. Si se necesita, por el contrario, preservar un entorno más formal con cubículos, hay que asegurarse de disponer de permitir espacios de trabajo suficientes y facilitar el acceso entre cubículos. Al fin y al cabo, la elección de los muebles de oficina radica, entre otras cosas, en el espacio disponible.

Los muebles que debe haber en cada oficina

Sillas, mesas, elementos decorativos… ¿qué muebles hacen falta realmente en una oficina? A continuación, te facilitamos algunos de los imprescindibles.

Escritorios y sillas

Son los fundamentos de los muebles de oficina. En una oficina nunca se puede prescindir de lo básico, mesa de oficina y silla. Es aconsejable que el escritorio tenga una altura adecuada y que también sea espacioso para poder disponer sobre él elementos imprescindibles como un ordenador. A su vez, las sillas de oficina deben ser ergonómicas, deben adaptarse al usuario y ser, a su vez, ser cómodas.

Mobiliario para los espacios de reunión

No importa cuál sea la actividad de la empresa, lo cierto es que la mayoría de las compañías requieren tener un espacio de reunión para poder intercambiar ideas entre compañeros de trabajo, sentarse con clientes o tener una reunión de personal. Así que lo más probable es que también se necesite comprar muebles online para este tipo de espacios, ya que se utilizarán de manera regular. Una mesa de reuniones es perfecta para este tipo de situaciones, así como varias sillas, pero también resulta importante contar con paneles de tareas para establecer planificación semanal o mensual del trabajo de cada empleado y tenerlo todo bajo control.

Espacios de almacenamiento

En una oficina, sea del tipo que sea, se suelen almacenar documentos de todo tipo. Documentos que, obviamente deben estar bien ordenados y que se deben archivar. ¿Dónde ponerlos? Existen estanterías de almacenaje perfectas para este tipo de cometidos, así como estanterías de módulos adaptables en función del espacio del que se disponga para albergar este tipo de espacios. Y para, por ejemplo, no tener encima de la mesa material de oficina que se emplea de vez en cuando, también es recomendable hacerse con algunos bucks rodantes, que se pueden ubicar de manera fácil y cómoda debajo de las mesas de escritorio siendo un espacio de almacenaje extra para los empleados.

¡No hay que olvidarse de la iluminación!

La iluminación en una oficina es esencial. No siempre se puede disponer de la luz solar y a veces es preciso complementarla con luz artificial. Para que todos los trabajadores tengan la misma luz, comprar lámparas de oficina para las distintas mesas de oficina que se hayan dispuesto en la oficina es esencial. Los empleados podrán trabajar mejor.

Trabajar no lo es todo. Los expertos recomiendan tomarse pequeños descansos durante la tarea diaria. Una buena forma de hacerlo es dedicar un espacio de la oficina para que los empleados descansen. Se pueden comprar online sofás o sillones u otro tipo de objetos que les ayuden a distraer la mente como una mesa de juegos o algo similar.

Tras esta guía sobre los muebles de oficina ya no hay excusas para no amueblar correctamente el espacio de trabajo.

Resultado de imagen para Diseño y distribución de las oficinas: ¿Espacios abiertos o cerrados?

La tendencia actual en Estados Unidos indica que cada vez son más las organizaciones que diseñan espacios abiertos para sus trabajadores. De acuerdo con la International Management Facility Association, el 70% de los trabajadores estadounidenses trabajan hoy en día en oficinas con espacios abiertos, es decir sin divisiones modulares o barreras entre sus escritorios. Ante este panorama, ¿son realmente los espacios abiertos la mejor opción para todas las organizaciones y los colaboradores?

El impacto del diseño de las oficinas en la productividad

La comodidad o incomodidad que genera el diseño y distribución de las oficinas en las organizaciones es un factor decisivo en el estado del clima laboral, el cual, como ya hemos dicho, influye en la satisfacción de los colaboradores, en los niveles de rotación laboral, en la competitividad y productividad global de la compañía.

Hoy en día las organizaciones se enfrentan al reto de diseñar espacios de trabajo equilibrados en cuanto a costos y a funcionalidad para incrementar la flexibilidad en la adaptación a los posibles cambios que surjan con el tiempo y de los cuales podría depender de la supervivencia de las compañías. Al mismo tiempo, es fundamental lograr que esos espacios sean cómodos y ofrezcan las mejores condiciones a los trabajadores, así se obtendrá un lugar de trabajo que atraiga y retenga al mejor talento humano y le permita trabajar eficazmente.

El investigador holandés Paul Roelofsen, realizó un estudio acerca del impacto que los niveles de comodidad y confortabilidad de las instalaciones de las organizaciones generan en la productividad de los empleados. Tras encuestar a 7.000 empleados, concluyó que en promedio los colaboradores que se quejaban o estaban inconformes con las condiciones de su espacio de trabajo estaban fuera de la oficina 2.5 días más que los demás.

Ahora que sabemos la importancia del diseño de las oficinas, ¿cual es entonces el mejor modelo para mi empresa?

La Universidad de Cornellrealizó el estudio Oficinas que funcionan: equilibrando costes, flexibilidad y comunicación, en esta investigación se comparan las oficinas netamente cerradas con otras que son mucho más abiertas y enfocadas al trabajo en equipo. Los resultados sugieren que en las oficinas abiertas los colaboradores piensan que la calidad de su trabajo se incrementa por la facilidad con la que fluye la información y que con esto su capacidad de tomar decisiones se vuelve más rápida.

Evalúe el clima laboral de su organización preguntando a quienes mejor lo conocen: sus colaboradores!

Otras de las conclusiones del estudio indican que en las oficinas con espacios abiertos se crea un ambiente social amigable entre los colaboradores, lo cual mejora la colaboración mutua, el aprendizaje e incrementa la satisfacción profesional. Afirma además que estos espacios facilitan la adaptabilidad a los cambios imprevistos en la organización de una manera más rápida y flexible. Finalmente, el estudio indica que los espacios abiertos permiten que haya mayor cantidad de trabajadores en las organizaciones reduciendo los costos y optimizando las instalaciones disponibles.

Sin embargo, no todas las empresas pueden adaptar este tipo de organización y diseño para sus instalaciones, esto dependerá del tipo de negocio y de productos y servicios que ofrezca la compañía. Por ejemplo, si la empresa es un call center o un banco, evidentemente el trabajo de los empleados va a desarrollarse más cómodamente en espacios de trabajo separados dónde exista una mayor concentración y privacidad para que puedan ofrecer atención especializada a los clientes, ya sea virtual o presencialmente. Mientras que en una oficina de diseño de proyectos arquitectónicos o de ingeniería, tal vez sea mucho mejor un espacio de trabajo abierto dónde la información fluya fácilmente y donde el ambiente colaborativo y participativo incida positivamente en el desempeño de las funciones de todos los empleados.

Un estudio de The Hong Kong Polytechnic University preguntó a 259 empleados de oficina acerca de la importancia del ruido, la temperatura, el diseño de la oficina, la calidad del aire, la luz y su impacto en la productividad laboral. El estudio concluyó que el ruido y la temperatura son los factores más influyentes en la productividad. Los sonidos que más molestaron a los encuestados fueron los producidos por las conversaciones, los teléfonos y las maquinas. Además, el estudio apuntó que los empleados con más de 45 años son los más sensibles y que los factores ruido y temperatura tienen un efecto aún más claro en su productividad.

Es importante recordar que Las oficinas con espacios abierto exponen las personas permanentemente a ruidos y sonidos que pueden aumentar sus niveles de estrés, afectar su concentración y hacerlas más vulnerables a enfermedades. Según la firma de diseño Gensler, los trabajadores que si se pueden concentrar fácilmente en las instalaciones de la organización son 57% más capaces de contribuir al trabajo colaborativo, 88% más capaces de aprender y 42% más hábiles para socializar en el ambiente de trabajo.

Como podemos ver, la decisión de adoptar una u otra opción de distribución y diseño de los espacios en las organizaciones depende de los servicios que ofrezca la empresa y de las funciones de los trabajadores, en algunas ocasiones se puede pensar que lo mejor sea adoptar espacios abiertos cuando en realidad conviene implementar espacios cerrados o viceversa. Todo depende de realizar un análisis exhaustivo para obtener el diagnostico más acertado acerca de las necesidades tanto de la organización como de los colaboradores. ¿Y usted en qué ambiente prefiere trabajar?

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