¿Cómo distribuir el espacio de una oficina?

Reconocer el espacio

Para empezar, es fundamental realizar un reconocimiento del espacio general. De esta manera determinaremos la mejor ubicación de cada espacio y, así, conseguir un entorno agradable para quienes trabajaran en la oficina y los futuros visitantes.

Es ya conocida la importancia de un ambiente agradable y relajado de trabajo para aumentar la productividad, incentivar su inspiración y reducirles el estrés. En definitiva, una buena distribución de la oficina incrementará la calidad del trabajo.

La imagen de la empresa

También hay que pensar en la imagen que queremos que la oficina proyecte de la empresa. Dependiendo del tipo de compañía y actividad empresarial, serán necesarias unas condiciones determinadas de uso del espacio.

Por ejemplo, una empresa para la que sea importante marcar un cierto orden jerárquico, deberá tener unas divisiones muy marcadas. En cambio, si lo que se busca es facilitar la fluidez y la comunicación entre los trabajadores, apostaremos por un entorno más abierto y dinámico.

Espacios básicos

Existen algunos puntos o espacios básicos en la distribución de una oficina, como son la puerta de acceso y recepción, los puestos de trabajo, las salas de reuniones y el espacio de descanso y esparcimiento.

La puerta de acceso y/o recepción es el lugar más importante de la empresa, ya que en ella los visitantes y clientes tendrán el primer contacto con la compañía. Tiene que ser un espacio cálido, acogedor, despejado y ordenado, con muebles funcionales y cómodos.

Como se ha señalada anteriormente, los puestos de trabajo son de vital importancia para ganar eficiencia y efectividad en las actividades diarias. Deberá ser un espacio amplio y, al ser posible, con entrada de luz natural. Si la distribución de la planta lo impide, habrá qué comprar lámparas de luz artificial en tonos blancos o azules (los primeros son útiles por sitios con poca luz y los segundos favorecen a la concentración). Además, el uso de lámparas LED nos proporcionará una iluminación más precisa.

Los puestos de trabajo también deben contar con puntos de almacenaje, como cajoneras por cada dos personas como máximo y estanterías para libros, facturas y otros documentos.

La sala de reuniones debe estar en una ubicación estratégica -con fácil acceso para los trabajadores- y con todos los elementos necesarios para la presentación y exposición de proyectos. Es recomendable que la mesa de la sala esté situada cerca de la ventana, ya que de esta forma se ofrecerá una sensación de calidez a los clientes.

Espacios de descanso

Por último, no podemos ignorar la importancia de destinar algunos espacios de la oficina al descanso de los trabajadores para tomar un respiro del farragoso trabajo y cambiar la posición del cuerpo. Los pufs o los muebles bar pueden ser una buena alternativa.

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