Criterios para el diseño de los espacios de trabajo

El factor humano es cada día más importante en el diseño y planificación de espacios de trabajo, para que primen el confort y bienestar de los trabajadores, junto con un uso racional de los recursos y un óptimo aprovechamiento de los espacios disponibles.

Las estrategias de diseño al elaborar nuevos proyectos de reforma o implantación de oficinas se concentrarán en:

Incrementar la Calidad de los espacios de trabajo, influyendo con ello en el bienestar de los trabajadores y potenciando la productividad.

Aumentar la Flexibilidad, creando espacios que se adapten a las necesidades del trabajador y no a la inversa.

Ser Institucionales, reflejando en los espacios de trabajo los valores de la empresa y su cultura.

Seguir conceptos de Sostenibilidad, con un diseño y políticas que se adapten a las exigencias actuales.

Optimización de costes (no su reducción), con un mejor aprovechamiento de las superficies y los espacios disponibles.

Un mejor diseño de los espacios de trabajo motiva al trabajador, incrementa la productividad y reduce costes de gestión y mantenimiento.

Para generar espacios acordes a las necesidades de la empresa deberíamos tener en cuenta:

Una organización eficiente del espacio, aprovechando al máximo el espacio disponible, generando áreas diáfanas y reconocibles y disminuyendo en la medida de lo posible el área de planta destinada a circulaciones.

Dotar a las oficinas de una amplia oferta de servicios al trabajador, cafeterías, áreas de descanso, reunión informal, etc.

Los espacios deben ser diseñados a partir de criterios en los que prime su funcionalidad, adecuándose siempre a los procesos que se llevaran a cabo en ellos.

Durante el ciclo de vida de un inmueble, aproximadamente un 80% de los costes asociados a su gestión derivan del mantenimiento y únicamente el 20% deriva de su construcción. Por lo que es mucho más económica la elección de acabados duraderos y de alta calidad en las etapas iniciales del proceso.

Unas oficinas bien diseñadas, con las que el trabajador se sienta identificado y satisfecho, incrementan la productividad y la retención de talento.

Ofrecer alternativas a las diferentes necesidades de los trabajadores a lo largo del día: trabajo en equipo, trabajo individual, trabajo concentrado, privacidad, reuniones informales, descansos, confidencialidad,..

La idea de trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento o la diversidad cultural de los trabajadores, aporta también nuevas dimensiones al concepto de lugar de trabajo.

Respuesta rápida a la disminución o incremento de personal y a los cambios de la organización.

Ser diferente, el espacio de trabajo debe reflejar la imagen y cultura de la empresa. El uso de colores fríos o cálidos, materiales nobles o efímeros, y muchas otras características del espacio, determinan como, visitantes y trabajadores se relacionan con la empresa y la perciben.

Los espacios deben propiciar la comunicación, reducir las jerarquías, incrementar la flexibilidad en el trabajo, dar prioridad para la relación coste/calidad…

En las últimas décadas el concepto de sostenibilidad ha ampliado su significado, dejando de referirse únicamente a los aspectos “naturales” para incorporar elementos sociales, económicos y de gestión. Una visión más abierta del concepto de sostenibilidad permitiría disminuir la huella verde de las edificaciones mediante políticas relativas al lugar de trabajo.

Tele-trabajo, videoconferencias, oficinas satélite contra sedes centralizadas,… son todas políticas que permitirían reducir las emisiones a la atmósfera e incrementar la calidad del entorno de trabajo para el empleado, aportando más flexibilidad y seguridad a las organizaciones.

En el diseño de los espacios de trabajo deben ser considerados criterios de eficiencia en el uso de la energía y los recursos, así como el aprovechamiento de materiales locales y renovables.

Desde el diseño, y durante la gestión del inmueble deben evaluarse continuamente los procedimientos de mantenimiento de la edificación y gestión de residuos, para garantizar espacios de trabajo confortables con el menor perjuicio del medio ambiente.

En estudios realizados en Europa, el 50% de los lugares de trabajo tradicionales están permanentemente vacíos. Un uso más flexible del espacio que permita un mejor aprovechamiento del área de oficinas implicaría un mejor uso del espacio y su consecuente optimización de costes.

Los modos de trabajo en la oficina han cambiado, orientándose hacia modelos de tele-trabajo, oficinas satélite y otros conceptos alineados con la sustentabilidad. La oficina flexible es una realidad en las estrategias de los espacios de trabajo en Europa y es la respuesta espacial al concepto de “trabajo flexible”. Se basa en la adaptación permanente del espacio físico a las necesidades del trabajador, creando un menú de espacios para que el trabajador elija libremente según sus necesidades: puestos de trabajo abiertos, cerrados, salas de trabajo concentrado, o de trabajo en equipo, áreas de comunicación informal o de descanso; y tiene un ahorro potencial cercano a un 30% en los costes globales, con una satisfacción total de los trabajadores.

Las principales actividades que el diseño de la “oficina flexible” debe potenciar son la comunicación y la cultura de la empresa. Incrementa el beneficio mediante la optimización de los costes de ocupación utilizando únicamente el espacio necesario y siendo más flexible en relación con los permanentes cambios. Aumenta la productividad y la retención del empleado mediante el incremento de la calidad del espacio.

En el momento de diseñar espacios de trabajo según el modelo de oficina flexible se debe tener en cuenta:

Fomentar las áreas de reunión informal, tanto para potenciar la comunicación cara a cara como para absorber posibles “picos” de ocupación de la sede.

Variedad en la oferta de tipología de espacios. La forma de trabajar ha cambiado, y con ella las necesidades dentro del trabajador, es por eso que se deben incorporar nuevas tipologías de espacio tales como: salas de trabajo concentrado, salas de trabajo confidencial, puestos de trabajo en espacios abiertos, salas de reuniones,…

Crear “barrios” para cada colectivo para fomentar la pertenencia a cada grupo. Las grandes áreas de trabajo abierto ocasionan molestias y son impersonales. Restringir el tamaño de las áreas abiertas a un aproximado de 50 personas incrementa la comunicación y fomenta el compañerismo.

Incremento de la calidad del espacio y los servicios ofrecidos. El principal recurso de las instituciones actuales son sus trabajadores, por ello es necesario mantenerlos motivados e involucrados, ofreciendo oficinas y espacios de calidad, sin que ello represente un aumento de costes significativo para la institución.

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