Diseño de oficinas: cómo evitar los errores que afectan a la productividad

Desde el punto de vista del diseño, hay muchos errores -bastante comunes- que afectan la dinámica y el correcto funcionamiento de una oficina.

El primer error -y el más frecuente- es no tener una buena planificación en cuanto al uso y características de funcionamiento que tiene cada compañía. Es importante tener un conocimiento del tipo de empresa para el cual se proyecta -una empresa de consumo masivo, una consultora, un banco- y de esa forma poder definir un proyecto que responda con una buena distribución de los espacios para su uso y para el mejor aprovechamiento de los metros cuadrados que van a ocupar.

Otro punto a tener en cuenta es la productividad de los empleados, desde el punto de vista del diseño y la gestión del mismo. En general, para aumentar el potencial de quienes trabajan en estas oficinas, el espacio tiene que estar diseñado para acompañar las necesidades de la compañía y de su gente.

En algunas empresas, es muy importante desarrollar espacios de trabajo colaborativo de mucha calidad. Estos lugares ocupan por lo general más metros cuadrados que los espacios de trabajo tradicionales. Pero para las compañías, donde el trabajo creativo y común es un “must”, es necesario pensar muy bien estos lugares porque definitivamente influyen en la productividad y calidad de trabajo de la compañía.

Otro tema importante es la calidad de los elementos de trabajo. Nos referimos al “hardware” con el que trabaja el empleado, o sea, su asiento, el puesto de trabajo y sus accesorios. Es importante contar con elementos de calidad ergonómicamente comprobada, porque mejoran la salud de la gente.

Hoy, el espacio colaborativo está en boga y es la tendencia actual para los lugares de trabajo. Creemos que esto no es una moda, que llegaron para quedarse porque responden a nuevas necesidades de trabajo. Pero son espacios para el desarrollo de actividades más bien creativas. El tema es que no todas las empresas necesitan de este tipo de espacios. Entonces, el concepto que hay que crear para las empresas dependen del trabajo que hacen, la dinámica de los empleados (los cargos gerenciales, por caso) y de factores que modifican la estructura de trabajo.

En general estos espacios -los colaborativos- están pensados como lugares aptos para reflexión y para trabajar en equipo; uno de los errores más comunes es confundir espacio colaborativo con un espacio de encuentro o lúdicos.

Hemos detectado que algunos lugares de trabajo se han aggiornado a las modalidades actuales, donde las jerarquías -y sus lugares de trabajo- se han desdibujado y casi no existen. Pero se trata de algo mucho más común de ver en las empresas multinacionales que en las empresas bien verticales o en las de origen familiar. Todo esto se da a partir de cambios en cuanto a la cultura del trabajo. Si una oficina cuenta con distintos lugares de trabajo como espacios colaborativos, phone booths, salas de reuniones de distintos formatos y tamaños, los empleados van a contar con distintas posibilidades de trabajo que les permitan seleccionar el espacio donde se sentarán a trabajar según el nivel de privacidad que necesiten. Eso hace que desaparezcan las oficinas privadas o cerradas, ya que fueron reemplazadas por los espacios de trabajo antes mencionados.

Las consecuencias de estos cambios las podemos ver en empresas de mayor horizontalidad, donde se valora mucho más el trabajo en equipo colaborativo.

Muchas veces nos preguntan si hay materiales, texturas y colores que estén prohibidos o que no se recomienden. No creemos que sea así, pensamos que cada material, textura y color se adapta al tipo de trabajo que realice cada empresa. Todos estos elementos sirven para dar con el carácter de la firma. Un material puede mejorar la calidad acústica y térmica del espacio de trabajo y otro la puede empeorar. También hay colores que promueven la creatividad, el descanso o la concentración. Además, la paleta de colores es una selección que se hace de acuerdo al Pantone corporativo de la empresa.

En momento de crisis y ajuste, repensar los espacios de la oficina y sus utilidades implica un ahorro que nadie ve a simple vista, pero que es sumamente importante y hasta beneficioso para la empresa. El estudio de optimización de espacios puede dar como resultado la venta de algún edificio, dejar de alquilar algún predio o alquilar una menor superficie y reducir drásticamente sus gastos de servicios y mantenimiento. La tendencia de las empresas es alquilar y no comprar, y usar ese dinero para incrementar el capital de trabajo.

Lo importante es alquilar la superficie que se necesita y no más. De acuerdo al tipo de actividad, hay empleados, como los vendedores, que van un par de horas a la empresa y luego salen a trabajar en la calle. Ellos pueden compartir puestos de trabajo y computadoras al turnarse con compañeros que hacen distintos horarios. Esto influye en una mejor dinámica de trabajo. Se pueden crear ámbitos para el equipo donde hacer presentaciones y exposiciones y compartir escritorios. Se calcula que sólo el 50 % de los empleados está el 100 % de su tiempo en su escritorio. Compartir áreas cuando la función lo permite es una forma más de ahorrar espacio y aumentar la productividad.

Por lo general, toda obra nueva mejora el ámbito de trabajo en una empresa. El solo hecho de mudarse o remodelar la oficina genera una serie de reflexiones respecto del mecanismo de trabajo y se tiende a mejorar las condiciones preexistentes.

Al principio siempre hay que gente reticente a los cambios, como sucede en todos los ámbitos, pero una vez que comienza este proceso, la gente se adapta y al poco tiempo se da cuenta de los beneficios que tiene trabajar en espacios más modernos y mejor conectados.

Es muy común que el personal de las empresas esté influenciado por la búsqueda de generar nuevos espacios colaborativos. Ya sea porque leyeron sobre eso, porque lo vieron en otra empresa que es competencia, o simplemente porque piensan que es lo que tiene que darse en su ámbito de trabajo.

Pero hay que analizar la naturaleza de la empresa para entender cuán necesarios son estos cambios y a partir de allí definir cuáles son las verdaderas necesidades de la gente y las compañías para mejorar la calidad de los espacios en los que trabajan.

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