Las tendencias en oficinas se alejan de los extremos: ni cubículos aislados, ni espacios muy abiertos

Ni laberintos con individuos aislados ni parques de diversiones ni grandes superficies abiertas: la tendencia en edificios corporativos y oficinas es buscar el balance entre espacios para el trabajo en equipo y zonas para la concentración. Este es uno de los resultados de la encuesta Workplace 2019, aplicada por la firma Gensler a 6000 trabajadores de tiempo completo en empresas en Estados Unidos, cuyas diferentes ediciones han marcado las tendencias globales sobre el tema.

Después de la disrupción que provocaron empresas como Google y Facebook con sus oficinas con espacios lúdicos y sin paredes, ahora las organizaciones buscan un diseño intermedio, alejado de los extremos y más a la medida, con el fin de dar opciones para que cada persona encuentre el ambiente más adecuado para trabajar.

¿Por qué es importante el diseño de una empresa? Gensler encontró que la suma de la experiencia y la efectividad de un espacio de trabajo es responsable del 44 % del compromiso de los empleados, de un 55 % de las posibilidades de que recomienden la empresa como buen lugar para trabajar y hasta de un 56 % de la satisfacción laboral.

Es decir, el espacio por sí mismo es incapaz de dar resultados, pero sí es un factor clave para alcanzarlos.

En Costa Rica, ya algunas de las nuevas áreas de oficinas reflejan estas consideraciones. Sedes como la de Akamai, en Roble Corporate Center, o el recién inaugurado Centro Corporativo La Lima, en Cartago, muestran la búsqueda de dos valores claves para los espacios de trabajo: balance y opciones.

Estas decisiones en temas de infraestructura coinciden con el aumento en la eficacia de los espacios de trabajo en Estados Unidos, es decir, la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera de las oficinas. Este resultado fue del 63 % en la encuesta de Gensler del año 2013, frente al 70 % en la del 2019.

Frank Quirós, consultor de la firma Newmark Knight Frank Central America, explicó que lo más importante es definir la operación y necesidades de los colaboradores para diseñar la distribución óptima de la oficina en función de estas y no de otras consideraciones puramente de tendencia o moda.

En muchos casos lo ideal es un híbrido entre áreas abiertas, espacios colaborativos, oficinas gerenciales y zonas para equipos específicos. Siempre el objetivo principal será la búsqueda de la naturaleza misma de la empresa y sus requerimientos específicos”, puntualizó Quirós.

En Akamai mezclaron los espacios de trabajo grupal con áreas para reuniones uno a uno y zonas para tareas individuales para quienes requieran más concentración. Foto: Akamai para EF En Akamai mezclaron los espacios de trabajo grupal con áreas para reuniones uno a uno y zonas para tareas individuales para quienes requieran más concentración. Foto: Akamai para EF

¿Cómo es la oficina perfecta?

Los espacios de trabajo con mejores calificaciones son los que ofrecen más opciones a sus colaboradores. De hecho, cuando las personas encuestadas por Gensler no contaban con variedad de espacios dentro de la empresa, solamente el 33 % consideró que su experiencia de trabajo era excelente. Y, cuando no podían escoger dónde trabajar, no superó el 49 %.

Además, los colaboradores piden que los espacios sean mayormente abiertos, pero con más sitios privados o silenciosos, y contar la opción de oficinas bajo demanda para ciertos roles.

Franco Moiso, director de servicios corporativos de la firma de bienes raíces Cushman & Wakefield | AB Advisory, explicó que, a pesar de que los espacios totalmente abiertos han demostrado sus beneficios, también se han registrado casos de grandes fracasos en su implementación; esto por aplicarlos como una receta estandarizada.

“Una de las principales tendencias hoy en día es la existencia de múltiples ambientes dentro de una misma oficina. Justamente la claridad sobre el tipo de tarea que se hará en cada sitio es fundamental para orientar correctamente al equipo de diseño”, enfatizó.

La decisión final debe responder a la relación entre tareas, individuos y resultados esperados.

En el caso de Akamai, una empresa de alta tecnología con departamentos relacionados, pero con tareas independientes, optaron por ocupar tres pisos en el Roble Corporate Center (RCC). Cada uno de ellos cuenta con estaciones de trabajo formales e informales, áreas para reuniones formales, espacios de esparcimiento y diferentes estructuras que permiten tener sesiones de colaboración.

Andrés González, site leader de Akamai Technologies en Costa Rica, comentó que para el diseño del nuevo edificio se plantearon cómo lograr que los colaboradores tuvieran acceso a áreas para reuniones informales y formales, cómo generar espacios para innovar y cómo trabajar en proyectos e ideas.

“Teniendo tres pisos, los conectamos todos por escaleras en el medio de cada piso para evitar que el único medio de acceso fueran los elevadores. Todo el diseño de Akamai invita a la colaboración y al trabajo en equipo”, afirmó.

Claves adicionales para una oficina exitosa

Además del diseño interno, estos factores también deben ser considerados al elegir una oficina:

Ubicación: es aconsejable que el lugar esté cerca del transporte público, rodeado de facilidades, servicios y comercio (farmacias, tiendas de conveniencia, restaurantes, bancos, entre otros) que logren suplir la demanda de los colaboradores de la empresa.

Tecnología: se deben establecer altos estándares de conectividad, disponibilidad y redundancia de Internet de alta velocidad (fibra óptica, satelital). Es ideal que un espacio de oficina tenga múltiples proveedores de este servicio.

Eficiencia energética: es recomendable contar con sistemas de aire acondicionado de primer nivel para disminuir la huella de carbono de las empresas y, a la vez, reducir costos.

Arrendante desarrollador o propietario experimentado: se tienen que mantener protocolos de seguridad, limpieza y mantenimiento del más alto nivel.

Estacionamientos: es conveniente ofrecer el servicio de parqueo y, preferiblemente, que esté ya incluido en el precio de alquiler. Además, es ideal tener disponibilidad de arrendamiento de parqueos a un costo adicional.

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