Oficinas: los espacios como herramienta de retención

el -equipo de mantenimiento- a una atención holística del edificio y el impacto directo en el bienestar de los trabajadores. La sustentabilidad, la tecnología y la colaboración están transformando el rol del facility manager, que hoy se plantea como un pilar en la retención de talento. -Ya no se busca el profesional que es experto solamente en temas técnicos, sino también en los servicios más soft que impactan directamente en el empleado, por lo que no solamente buscamos ingenieros o arquitectos sino perfiles de trabajadores que vengan de la hotelería-, comienza la charla ,Facundo Gago, líder de la práctica en la filial local de Jones Lang LaSalle (JLL).

El experto asegura que el facility manger es clave para que -las personas que trabajan en una compañía desarrollen al máximo su potencial-. ¿De qué manera se logra? Hoy una de las tendencias en boga son los espacios organizados alrededor de las actividades, detalla Víctor Feingold, CEO de Contract. -Lo que sucede en las nuevas oficinas no necesariamente tiene que ver con espacios cerrados o abiertos, sino con los que están pensados con las acciones de las personas en mente y no con respecto a las jerarquías de quienes los ocupan. Una buena opción es imaginar trabajos de mediana o alta concentración, o también lugares donde se pueda hacer una videollamada o capacitaciones en ambientes de privacidad-, dice.

-Colaboración- es una palabra que suena cada vez más fuerte en el mundo laboral, impulsada, además, por la irrupción de los coworking o espacios comunes de trabajo. Esta tendencia, según Feingold, se refleja en la apertura de las cafeterías o cocinas: -Antes eran lugares incómodos y se deseaba que nadie se instale ahí. En los proyectos contemporáneos, son casi el lugar más importante de la compañía, porque es donde la gente realiza intercambios y comparte-. Otras amenities en boga son las terrazas verdes o jardines, aunque son pocos los edificios que las pueden ofrecer, aclara. También hay pedidos más -insólitos-, apunta, como los siestarios, espacios para dormir siestas cortas y recargar energías para seguir con el trabajo. En ese sentido, María Cristóbal, fundadora de BA Planning y presidenta de la Sociedad Latinoamericana de Facility Management (SLFM), explica que hubo -un gran efecto Google- -por las oficinas de la compañía tecnológica, conocida por sus amenities lúdicas- que hizo que muchas empresas pidieran juegos o salas de música. -Ahora hay una vuelta a lo básico porque muchas se dieron cuenta de que eso no funcionaba y era difícil de organizar para que hubiera un correcto mix entre trabajo y diversión-, señala. Agrega que, a su juicio, las salas de reuniones tradicionales desaparecerán cada vez más por el ritmo vertiginoso de trabajo.

Las empresas buscan espacios flexibles que se adapten a la variación de personal Las empresas buscan espacios flexibles que se adapten a la variación de personal

La solución, plantea, es incluir -livings- móviles en varios rincones de la oficina. Respecto de la influencia de los espacios de coworking, la facility manager opina que eliminó algo muy importante para las marcas: la identidad corporativa. -Si yo voy a unas oficinas de una empresa de moda, quiero saber adónde entro: quiero ver tendencias, colores, diseño. Aún con un presupuesto menor esto se puede hacer perfectamente y creo que es la gran diferencia para los edificios actuales-, expresa.

Otro término que es tendencia para la organización de los espacios es -flexibilidad-. Vanesa Pirani, directora de Facility Management para CBRE Argentina, explica que un gran pedido de los clientes es -tener espacios que les permitan adecuarse rápidamente al cambio sin tener que hacer grandes gastos o inversiones-. En la misma línea, Cristóbal añade que se podría empezar por la construcción del edificio, ya que en la Argentina todavía se utiliza el concepto de cielo raso con iluminación predeterminada: -Es preferible restarlo del costo fijo del edificio, porque hoy lo que se entrega es una cuadrícula que hace que muchos empleados tengan mala luz. Es mejor que no haya cielo raso y adaptar las luminarias a la distribución de la oficina-, reclama.

El ahorro energético también es un pedido repetitivo, especialmente tras la suba en las tarifas. Cristóbal señala que este punto tomó importancia luego de que se promulgara la Ley de Renovables a fines del año pasado, que obliga a las grandes consumidoras a proveerse con un 8 por ciento de fuentes limpias. Pirani agrega que la tecnología permitió que las compañías sean más verdes con la eliminación casi completa de la papelería. Un cambio muy importante en el diseño de oficinas, dice, es la menor cantidad de metros cuadrados que se piensan para guardar archivos físicos.

Por otro lado, dice Cristóbal, hoy hay mucha conciencia del tipo de materiales que se eligen para el mobiliario: -La sustentabilidad no pasa solamente por el ahorro de energía sino también por la utilización de materiales que no impliquen actividades extractivas, como la tala de árboles-, agrega. Además de seguir criterios de sustentabilidad, añade que hay una vuelta a lo -crudo- o a lo -despojado-, como el cemento alisado. Las oficinas se alejan cada vez más de las alfombras, asegura, y además tienen cada vez más cuidado de incluir materiales ignífugos.

Más allá de las elecciones del mobiliario interno, Feingold destaca la falta de incentivos desde el Estado para considerar la sustentabilidad en todas sus dimensiones: -En general, los edificios que entienden temas de ahorro energético, manejo de residuos y ahorro de agua están en países que tienen una cantidad de beneficios, algo que no sucede en la Argentina. Hoy acá el mercado no paga más un edificio que tiene la certificación LEED que otro que no lo tiene, entonces las compañías que los eligen generalmente son aquellas que lo tienen incorporado como política desde su casa matriz-, dice.

En lo que se refiere a diseño de muebles, el CEO de Contract señala dos tendencias. Una está relacionada con pensarlos en función de la tecnología: dónde va a haber espacio para enchufes o para pasar cables, por ejemplo. Otra tiene más que ver con el -look and feel- de la oficina, aclara, y son los muebles más -cálidos y acogedores- para que los empleados -se sientan más a gusto-. Pirani añade que otro gran pilar en la elección de los escritorios y las sillas es -el respeto hacia las personas-, es decir, considerar la ergonometría a la hora de adquirirlos.

Finalmente, la rutina de trabajo de los facility managers también se transformó por la tecnología. El año pasado CBRE publicó su informe sobre tendencias en el área e hizo especial hincapié en la conectividad y las herramientas digitales. -En 2020 habrá 25.000 millones objetivos conectados, por lo que los edificios inteligentes que integren seguridad, luces, sensores, ventanas y puertas manejados por un sistema será cada vez más común-, resalta el estudio, y recomienda a los facility managers pensar en servicios cada vez más personalizados y aprender a recolectar más datos y manejarlos de manera eficiente para reducir costos. En la Argentina, esta tendencia todavía es incipiente.

Gago asegura que, a modo de broma, al empezar a trabajar con una compañía les consulta si manejan sus finanzas solamente con una hoja de cálculo, y que la mayoría le responde que no. -Es importante que podamos utilizar software para poder obtener información de los edificios y mejorar la toma de decisiones-, expresa. La incorporación de estos sistemas se cruza, además, con la tendencia global de la economía circular, el modelo que propone reusar, reutilizar y reciclar los recursos. La Fundación Ellen MacArthur, una de las principales impulsoras de esta economía, calcula que la oficina media solo se usa entre el 35 y el 50 por ciento del tiempo, incluso durante el horario laboral. -Cada vez tendremos más trabajo en el área de manejo de ocupación de los espacios, y para eso nos sirven las plataformas para cargar información-, reconoce Gago.

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