¡Prepárate para los cambios radicales en la oficina y el trabajo!

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Después de la situación actual vendrán cambios radicales y de alto impacto en las estrategias detrás del diseño y selección de oficinas, la administración de destrezas competitivas y el manejo de talento. Desde mi punto de vista –y validado por cientos de expertos–, el 2020 trajo ya cambios fuertes de paradigmas con los que la cultura del “reloj checador”, los horarios fijos, el valor presencial y el exceso de juntas se colapsará.

Asimismo, vienen tiempos donde nuestros clientes y jefes nos medirán por la calidad del trabajo, por la velocidad en que solucionemos problemas y, por supuesto, por la capacidad de administrar proyectos y equipos de forma remota.

Ante esta realidad, en estas líneas enlisto cuatro razones que provocarán acciones dentro de las empresas a corto plazo, así como tres factores de éxito en la transformación de la forma de trabajar en las oficinas y en la relación con los empleados.

Aquí presento cuatro argumentos evidentes para cambiar desde este momento la forma de organizar tu oficina y a tus empleados:

1. Para generar ahorros tangibles a la brevedad. Muchos empresarios ven al teletrabajo como una fórmula directamente asociada con la baja productividad y al descontrol. En 2020 esto cambió. Con el uso de herramientas de comunicación y control remoto, muchas empresas han identificado posibles ahorros sustanciales en metros cuadrados, mobiliario, gastos generales y otros gastos indirectos. Recomiendo definir una meta de ahorro de por lo menos 35%, ambiciosa, que suene inalcanzable, que verdaderamente provoque reinversión de procesos.

2. Por la productividad y felicidad de los colaboradores. La gran mayoría de los empleados prefiere por mucho el teletrabajo sobre el tedioso esfuerzo de ir a la oficina todos los días. La justificación es evidente: sustancialmente mejor calidad de vida y muchos ahorro en transporte, mantenimiento de vehículos, ropa y accesorios y, por supuesto, en comida fuera de casa. Por otro lado, los colaboradores pueden dedicar más tiempo a dormir, estudiar, hacer ejercicio, estar en familia y ver a los amigos.

3. Para proteger la salud de los empleados. ¡Antes que nada, no quieres un brote de coronavirus en tu oficina durante los siguientes 18 meses! Con esto, espera y ve planeando protocolos de itineraria laboral, de higiene y de sana distancia en salas de juntas, comedores, elevadores, lobbies, distancia entre escritorios y recepciones, entre otros. El empleado sabrá que estás preocupado por él y con esto se fortalecerá su compromiso y lealtad con la empresa y su trabajo. De lo contrario, estará convencido que para ti su salud no es primero.

4. Por la necesidad urgente de incrementar el control y los estándares de calidad sobre los productos y servicios que ofrecemos. Todas las empresas, sin excepción, necesitarán asumir más competencia, menores márgenes y más presión por sofisticar sus modelos de negocio.

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Ahora bien, para ejecutar medidas que involucren, por ejemplo, un ajuste de 30% de espacios de oficina, otro 40% de empleados trabajando desde casa (o de forma itinerante) y para subir 100% los estándares de seguridad y salud interna, es necesario cumplir los los siguientes temas:

A. Ajusta los procesos de productividad de los colaboradores. El futuro debe estar centrado en lo que los empleados producen, su rendimiento y calidad de servicio. Para esto es necesario que existan hábitos de supervisión y comunicación, reportes y plataformas que permitan la revisión del trabajo remoto. Por ello, la primera tarea está en actualizar los roles de cada colaborador y establecer indicadores de desempeño simples y medibles.

Como parte de este esfuerzo, también es necesario que los supervisores adquieran destrezas para liderar, administrar el tiempo, motivar, desarrollar dinámicas sociales y trabajo en equipo, y que establezcan encuentros eficientes cara a cara. Para controlar y administrar estas actividades pronto volveremos a retomar el concepto VDI (Virtual Desk Infrastructure), acuñado hace más de una década pero que envuelve todos los procesos, controles y actividades de un empleado remoto y basado en la nube.

B. Invertir tiempo y enfoque en la psicología del empleado. Las personas necesitamos pocas cosas, pero bien definidas, para ser felices y producir: sentido de pertenencia, reglas claras, un ambiente con autonomía, valores claros, un propósito común y la capacidad de sociabilizar, entre otros. Con estas variables busco sólo provocar que a la hora de diseñar un ambiente mixto de teletrabajo y presencial, se piensen en todas las variables que el individuo necesita.

Todo colaborador remoto necesitará encuentros cara a cara, eventos sociales, reconocimiento público y tiempo bien planeado de su supervisor. Asimismo, los empleados presenciales requerirán de lo mismo, así como mayor flexibilidad para cumplir sus obligaciones fuera de la oficina. El diseño de estas dinámicas sociales cae sobre el área de Recursos Humanos. Si el perfil de la persona que tienes no cumple con la capacidad de manipular estas necesidades psicológicas, será necesario cambiarla.

C. El diseño del espacio de oficinas deberá estar muy bien pensado. Con el “regreso a la oficina”, los empleados esperarán estándares más altos de higiene, políticas definidas de “saturación de espacios” e idealmente un plan de rediseño de ciertos espacios abiertos de trabajo, cubículos, lugares de colaboración y de esparcimiento -los cuales asumirán presencia itinerante de muchos compañeros de trabajo-. El punto de trabajo deberá ser aspiracional, muy eficiente y moderno para los colaboradores remotos que estén visitando o rindiendo cuentas; con infraestructura de punta para reuniones, impresión, trabajo en equipo y entregas. Para esto, se recomienda concursar un despacho con experiencia en el futuro del trabajo y capacidad para entender el tipo de negocio en el que estés.

El COVID-19 revolucionará la forma en que administramos a nuestro talento. No hay duda. Es evidente también que nos acercaremos más al “mercado de destrezas, entregables y servicios”, y dejaremos atrás el concepto de “empleados en su silla, en la oficina y checando tarjeta”. Para esta tendencia hay que prepararnos todos: colaboradores, proveedores y empleadores. Estas líneas claramente no aplican para todas las industrias, pero buscan abrir la discusión y con esto aterrizar ideas concretas.

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