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Qué son las "oficinas secretas" y cómo son una alternativa al teletrabajo  en crisis como la del coronavirus - BBC News Mundo

El auge del teletrabajo ha sido una consecuencia directa de la necesidad de aislarse para contener el coronavirus, y tiene su impacto en la gestión de las oficinas y la contratación de espacios. El 53% de las grandes compañías prevén reducir su espacio físico, y más del 75% incrementarán la flexibilidad laboral. A partir de ahora, será clave optimizar las sedes y mejorar la experiencia de trabajo.

Seis de cada diez organizaciones tuvieron a más de la mitad de la plantilla teletrabajando durante el confinamiento, y el 37% esperan mantener esta tendencia. En datos como estos, que sugieren que a partir de ahora el entorno de trabajo será híbrido, las empresas ven  una oportunidad de reducir metros cuadrados y minimizar gastos. Y, como explica Cisco, este modelo hace aún más impredecibles las tasas de ocupación de las oficinas, ya que los empleados tienen mayor flexibilidad para elegir desde dónde y cuándo desempeñar su labor.

En este sentido, Michel Rodríguez, director de Colaboración de la firma en España, “antes de reducir el espacio de oficina, las organizaciones deben analizar las necesidades de sus empleados y conocer el uso real de las salas”.  Estas son sus recomendaciones para optimizar el espacio físico y mejorar la experiencia de trabajo:

- Configurar el espacio con precisión. Para saber si tenemos el número correcto de despachos, salas y escritorios y sus dimensiones adecuadas, debemos medir el espacio disponible, cómo lo utilizan los trabajadores y su nivel de satisfacción. Los espacios son dinámicos, y se pueden mejorar mediante datos y analítica. Tecnologías como sensores de recuento de personas, calendarios de salas, cuadros de mando y equipos hotdesk ayudan a lograr este objetivo.

- Repartir las reuniones durante la jornada. Las horas centrales del día coinciden con los picos de uso de las salas de reuniones. Esto hace que las salas queden infrautilizadas en otras franjas horarias. Conocer la verdadera disponibilidad de los compañeros y otros participantes y coordinar horarios alternativos podría liberar un valioso espacio en las horas centrales.

- Consumir los recursos en tiempo real. Mientras las salas reservadas minutos antes se ocupan casi siempre, aquellas reservadas con dos semanas de antelación tienen un 20% de probabilidades de ser utilizadas. Asignar el espacio de reunión en tiempo real permite ajustarse al aforo y asegurar la disponibilidad de equipos de vídeo y pizarras electrónicas.

- Medir la ocupación. La ocupación no suele adecuarse al espacio disponible. A veces, sólo dos personas ocupan una sala de diez plazas porque es la única con proyector o está más aislada del ruido. No es sólo medir la ocupación de salas, también el total de participantes. Hay dispositivos dedicados como Webex Room Navigator que monitorizan la ocupación de forma continua.

- Integrar el vídeo. El 98% de las reuniones tendrán al menos un participante remoto, según las empresas consultadas. Los dispositivos de vídeo son ya componentes indispensables de las salas de reuniones para no aislar a los teletrabajadores. También permiten tender puentes entre ellas.

- Crear un entorno seguro y saludable. El 45% de los trabajadores creen que su empresa debería convertir la oficina en un espacio más seguro, invirtiendo en soluciones como tecnologías sin contacto y control de aforo en salas. Además, los sensores integrados en los dispositivos de Colaboración pueden recopilar información sobre nivel de ruido, temperatura ambiente, humedad, calidad del aire e iluminación.

A juicio de Rodríguez, “optimizar espacios no significa sólo reducir metros y costes, sino también mejorar la experiencia de los trabajadores, proporcionar espacios seguros y reforzar la productividad y el compromiso del equipo”.

Cómo serán las oficinas post Covid-19? - Grup Efebé

Cada vez son más las compañías que buscan posicionarse como un empleador deseable concediendo una gran importancia al diseño y experiencia de su lugar de trabajo, estos esfuerzos se pondrán aún más en valor tras el período de “reclusión laboral” provocado por el Covid-19. Con la era post coronavirus, ¿qué esperan y desean los profesionales de su lugar de trabajo 4.0?

El informe “Smart Workplaces”, realizado por Robert Walters, ha extraído los siguientes hallazgos de su última encuesta, realizada a empresas y profesionales de diferentes áreas y sectores en España:

Un espacio que respire innovación, colaboración, concentración e inspiración

Los profesionales encuestados atribuyen a un lugar de trabajo atractivo y actual las siguientes cualidades: un diseño innovador y amigable; que facilite la colaboración con los compañeros de trabajo; un entorno que inspire a trabajar, relacionarse y generar nuevas ideas; con suficientes asientos y zonas para reunirse; con salas para tomar descansos y áreas que permitan la concentración; un lugar donde los empleados tengan disponibles las últimas tecnologías.

A cada empleado le incentivan factores diferentes en su entorno laboral. Hay profesionales que son más productivos en espacios silenciosos o ruidosos, en su oficina o en su casa, en espacios abiertos o cerrados. Si bien es cierto que dependiendo de la naturaleza o sector de la empresa, y de las dinámicas de trabajo de los equipos que la conforman, hay ciertos diseños que encajan mejor que otros.

“Por ejemplo, los profesionales del sector tecnológico suelen ser más favorables a espacios abiertos o semiabiertos, mientras que los profesionales del sector de ingeniería y legal prefieren trabajar en espacios compartimentados por sus dinámicas de trabajo. Más allá de estas diferencias sectoriales, lo ideal es conocer la opinión de la mayoría de los empleados de la empresa a partir de los departamentos de RRHH, y a partir de ahí intentar ofrecer espacios de trabajo acordes a sus necesidades”, comenta Alberto Muñoz, Director en Robert Walters.

Ni abierto ni cerrado, los espacios semiabiertos, la opción preferida por el 68% de los profesionales

7 de cada 10 profesionales encuestados prefiere trabajar en espacios semiabiertos – una combinación entre open space y salas cerradas – un porcentaje que se alinea plenamente con el 71% de las empresas que cuentan con este diseño en sus oficinas.

Por otro lado, el 24% de las empresas ofrece espacios plenamente abiertos o un diseño open space – aquel en el cual no existe una separación visual entre los diferentes espacios de trabajo – un porcentaje que se acerca en gran medida al 20% de profesionales que desea trabajar en oficinas con esta disposición.

En la actualidad, los espacios totalmente cerrados o compartimentados son los menos populares ya que sólo el 5% de las empresas ha elegido realizar esta distribución para sus oficinas, y apenas 1 de cada 10 profesionales quiere trabajar en este tipo de entorno laboral (12%).

Los 3 espacios funcionales más valorados: salas para trabajar en equipo; cabinas para llamadas telefónicas/videoconferencias y salas de innovación

Los tres espacios funcionales más valorados por los profesionales encuestados son las salas para trabajar en equipo (64%), las cabinas para hacer llamadas telefónicas o videoconferencias (50%), y las salas de innovación y nuevas tecnologías (46%). Mientras que un porcentaje significativo de empresas cuenta con salas para trabajar en equipo (77%), cabinas telefónicas (31%) y salas de innovación (14%) se muestran como las asignaturas pendientes. El 6% de las compañías encuestadas no ofrece ningún tipo de espacio funcional.

“Los espacios semiabiertos son los que permiten en mayor medida la creación de diferentes zonas funcionales dentro de una oficina. Este tipo de áreas-propósito posibilitan a su vez la r(evolución) hacia un entorno inteligente porque en ellas se pueden conciliar personalidades y estilos de trabajo distintos: el profesional que necesite trabajar en un espacio diáfano y comunicativo dispondrá de un open space; aquel que necesite un entorno cerrado para concentrarse en una tarea contará con una sala dedicada a este fin; aquel profesional que necesite un lugar para facilitar la generación y el intercambio de ideas tendrá una sala de innovación y nuevas tecnologías; cabinas telefónicas para aquellos que necesiten realizar una llamada sin incomodar a sus compañeros de trabajo… Un diseño de oficina que ofrezca áreas funcionales acordes a su variada plantilla resultará un verdadero smart workplace ya que suplirá las diferentes necesidades de sus empleados. Según la naturaleza y sector de la compañía, los tipos de perfiles de empleados y estilos de trabajo serán diferentes pero de cualquier manera, alinear las preferencias de la plantilla al diseño del espacio de trabajo favorecerá la atracción y retención del talento, la productividad y un buen clima laboral”, expone Ignacio Sánchez, Senior Manager en la división de Construcción, Inmobiliario e Infraestructuras de Robert Walters.

“Construir un entorno inteligente no se limita a ofrecer un espacio atractivo visualmente. Además de un diseño moderno, se han de crear espacios heterogéneos y funcionales que vayan acorde a los nuevos modelos, valores y prácticas de trabajo, así como adoptar las tecnologías que sean necesarias”, continúa Ignacio.

Más allá de las preferencias de profesionales y organizaciones, los espacios abiertos o semiabiertos han demostrado crear una atmósfera de mayor colaboración entre empleados de distinto nivel funcional, generacional y profesional, especialmente si se incluye el concepto de hot desking. Al 64% de los profesionales encuestados le gustaría contar con este tipo de sistema, por el contrario, tan sólo el 17% de las empresas lo ha incorporado por el momento. Entre sus principales ventajas destaca el ahorro de costes en espacio de oficina, su compatibilidad con los modelos flexibles de trabajo, y la proximidad: todo empleado se siente cerca de los demás miembros del equipo, rompiéndose así un gran número de barreras de comunicación. La contrapartida es que los niveles de ruido pueden resultar molestos para aquellos profesionales que tratan de concentrarse en una actividad compleja.

“El sistema de hot desking se basa en la teoría de que nunca va a ser necesaria una mesa de trabajo para todos los empleados de la plantilla al mismo tiempo: ciertas personas estarán rotando por las salas de reunión, trabajando desde sus casas, viajando por trabajo, en una reunión externa o tendrán diferentes horarios laborales de entrada y salida. En consecuencia, en este tipo de entorno laboral no se dispone de un escritorio por persona sino que habrá en torno a un 25% menos de mesas de trabajo respecto al número total de empleados. Se trata de un sistema todavía minoritario (tan solo el 17% de las empresas ha incorporado el concepto de hot desking en el diseño de sus oficinas), pero se considera que este tipo de organización experimentará un aumento en los próximos años tras la estandarización de los modelos flexibles de trabajo”, finaliza Alberto.

Home Office como medida para contrarrestar el COVID-19

Incrementar la velocidad de su internet, instalar una mesa nueva y conectar una pantalla más grande a la computadora fueron algunas medidas que Norma Juárez adaptó para convertir una parte de la sala de su casa en una pequeña oficina. Trabaja como operadora de un call center de servicio a domicilio y asegura que, su empresa, una firma de retail, no les ha dado fecha de regreso a centros laborales, por lo que piensa seguir modificando este espacio para sentirse más cómoda.

-Todo esto va para largo y todavía no tenemos fecha de regreso, igual creo que a la empresa le sale más barato tenernos en casa que adaptar las oficinas para evitar contagios. Ahora siento que me hace falta un mouse óptico y un mejor teclado para trabajar más tranquilamente-, afirma.

El teletrabajo continuará durante las próximas semanas y, aun cuando el confinamiento por el COVID-19 terminé, el 25% de trabajadores seguirá con sus labores desde casa, de acuerdo con una encuesta realizada en México por la iniciativa The Wellness and Productivity Project. Al igual que Norma Juárez, muchos mexicanos adaptaron una oficina en casa. La pregunta es cómo convertir lo improvisado en un lugar más profesional.

El trabajador puede adaptar un lugar como oficina conforme su conveniencia y comodidad, pero esto no deslinda la responsabilidad del empleador de dar los instrumentos necesarios para realizar las actividades y de otorgar capacitaciones respecto a manejo de emociones, del tiempo o de uso de plataformas tecnológicas, afirma Misael Perea, consultor de Gestión de Talento en Manpower.

Ya con los elementos de trabajo básicos, el secreto para convertir una parte del hogar en una oficina permanente es el componente ergonómico, es decir, que esta nueva estación se adapte al cuerpo y no viceversa, como tradicionalmente se hace, opina Alberto Elizondo, director para Latinoamérica de la fabricante de muebles Humanscale.

-La persona también debe adaptar prácticas y posturas correctas que no le ocasionen lesiones, molestias o fatigas, porque si estas se eliminan la gente se vuelve más productiva. Asimismo se tiene que alternar la movilidad y no estar todo el tiempo sentados-, asegura.

Estos son los consejos de los especialistas:

1. Suficiente luz natural: Debe venir de los lados, no de frente para que no refleje en la pantalla. Siempre debe estar presente, a fin de que se pueda leer sin problemas.

2. Adaptar la luz artificial: Tener lámparas blancas o de luz fría, para que el ambiente se sienta más de oficina que el hogareño. De esta forma también se evita estrés y problemas de salud ocular.

3. Optar por una silla más cómoda: Esto permitirá tener posturas correctas para trabajar. Lo importante es que con ellas sea posible tener la espalda en el respaldo y un apoyo en los brazos.

4. Adaptar una mesa despegable: Existen mesas que por su diseño permite a la persona alternar entre permanecer sentado o de pie, con el fin de mejorar la circulación.

5. Mejor conexión a internet: La nueva estación de trabajo se puede fijar cerca de un teléfono físico o del puerto de internet, así como con buena señal telefónica.

Quizá tirar los muros de la oficina no es tan buena idea ...

Cada vez se retoman más actividades en las empresas y más personas vuelven a las oficinas, por lo que estas tendrán un gran cambio

Entre los cambios que han debido implementar está el ubicar los puestos para que estén a mínimo dos metros de distancia del de otras personas, el espacio requerido para evitar el contagio. Y son puntos como estos los que obligan a una remodelación en la que ya trabajan y estudian varios diseñadores y expertos para mantener no solo un espacio agradable visualmente, sino que a la vez sea eficiente.

Además, según lo solicita el Ministerio, aún cumpliendo con lo anterior, es necesario que las empresas puedan demostrar que tienen la infraestructura necesaria para la desinfección constante de superficies y para el frecuente lavado de manos sin aglomeraciones. Además, deberán cumplir con un protocolo para la identificación de síntomas e incentivos de procesos de higiene; tales actividades se pueden hacer con las ARL.

“Es importante que se retome la vida laboral de una manera segura, aumentando el nivel de mitigación y prevención; esto será un obligatorio de supervivencia”.

“Al no tener un puesto fijo, la posibilidad de personalizar los espacios es mínima; yo creo que esa tendencia seguirá y así vamos a tener espacios más organizados”.

En cuanto al diseño de interiores, los expertos explican que los artículos y elementos decorativos se tendrán que ver reducidos para evitar mayores superficies de contagio, sin embargo, los que queden deberán ser en materiales muy fáciles de limpiar y además evocar un ambiente casero para que el retorno de la cuarentena no sea incomodo. Entre los materiales que se prevé estarán en furor cuando se retome la actividad, se cuentan metales y vidrios.

“Van a retomar nuevamente los colores que nos den un poco más de tranquilidad y sensación de limpieza; yo creo que volveremos a la tendencia de colores fríos, azules, verdes, blancos, grises, pero ahora más que nunca, creo que estos colores empiezan a tener un poco más de presencia porque además dan tranquilidad. En cuanto a materiales, creo que predominarán los que puedan limpiarse fácil, es decir, superficies lisas, blancas y pueden entrar en tendencia fuertemente los materiales que se utilizan para las líneas hospitalarias, pero ya en mobiliario de oficina. Desaparecerán un poco los textiles y los aislamientos acústicos de textil porque son de muy difícil asepsia. Creo que volveremos a los materiales mucho más duros y resistentes”, dijo Restrepo.

Iluminación, clave en los ambientes

Las luces cálidas tomarán un poco más de relevancia puesto que estas pueden dar una apariencia más familiar y acogedora a los espacios; un factor necesario frente a la falta de elementos decorativos. En cuanto a la cantidad de luz, será necesario que esta sea aún más fuerte de lo normal, pero que no genere afectaciones a la vista de la persona en su horario de trabajo.

Colores fríos y que evoquen higiene

Verdes, azules, blancos y grises tomarán mucha más fuerza según Paula Restrepo, puesto que estos dan una apariencia no solamente tranquila, sino higiénica a los espacios. En medio de esta situación se prevé que los trabajadores tengan un poco más de desconfianza y tiendan a preferir espacios en los que la asepsia predomine para tener mayor tranquilidad.

Distribución del los espacios

Dado que será necesario mantener una distancia mínima de dos metros entre cada persona, los puestos de trabajo deberán estar mucho más alejados. En estos casos se pueden implementar ingresos por turnos, divisiones entre puestos de trabajo o en su defecto la construcción de nuevas divisiones; algunos arquitectos recomiendan divisiones en zig zag.

Divisiones y separaciones

Los materiales como textiles que no son de fácil limpieza se tendrán que eliminar para evitar que también sean focos de contagio; las divisiones más funcionales en limpieza y diseño serán aquellas de acrílico y vidrio transparente para que no quiten la sensación de amplitud; además, estas pueden tener acabados metálicos que les brinden mayor elegancia.

Sin puestos fijos, menos cosas

La decoración será de tipo corporativa en general, aquellos elementos relacionados con los puestos de trabajo individuales tenderán a desaparecer. Paula Restrepo aseguró que “los puestos de trabajo cada vez serán más limpios y más prestos a que otras personas lo utilicen; porque habrá limitaciones de espacio y no podrán trabajar todos al tiempo”.