Los factores clave para un esquema híbrido de trabajo exitoso
Los factores clave para un esquema híbrido de trabajo exitoso, ante la crisis provocada por la pandemia y la disrupción en espacios y formas de trabajar. Las empresas buscan soluciones para regresar a cierta normalidad operativa. Los esquemas híbridos y remotos -en los que los empleados vuelven a la oficina algunos días a la semana durante ciertos horarios. O su empleador renta una oficina remota, cercana a la casa de los colaboradores- comienzan a ser opciones muy populares. Y sobre todo, muy útiles para todos los involucrados.
Ante una disrupción tan profunda como la provocada por el Covid-19 pareciera que las alternativas no son muchas: traer a la gente a la oficina, o llevar la oficina a la gente. No obstante, hoy las áreas de Recursos Humanos se encuentran diseñando planes para implementar esquemas de trabajo híbridos. Enfocándose al mismo tiempo tanto en evitar disrupciones en el ritmo de trabajo de sus organizaciones. Como en privilegiar el bienestar de los colaboradores.
Tras 17 años administrando espacios de trabajo. Hemos aprendido que la implementación de esquemas laborales híbridos debe considerar siempre tres aspectos fundamentales de la organización:
Partamos de la premisa de que la oficina es una combinación de un espacio físico con las normas y formas de trabajar de cada organización. Los factores clave para un esquema híbrido de trabajo exitoso, para fomentar la productividad. Las compañías deberán entender a profundidad el trabajo que realizan, a quién necesitan para realizar ese trabajo y dónde se lleva a cabo ese trabajo.
Por ello, consultar a los empleados sobre en qué lugar se sienten más productivos y satisfechos (home office u oficina) puede ser un buen punto de inicio para planear el esquema híbrido. Los directores o gerentes podrán contribuir determinando quiénes -dentro sus equipos de trabajo-. Funcionan mejor en un esquema híbrido, qué tanta interacción debe existir entre las áreas y con qué frecuencia es deseable que se reúnan en persona.
Por otro lado, los espacios disponibles marcarán la pauta en cuanto a las fechas y horarios de migración al trabajo híbrido. Habrá que tener respuestas sobre el número de empleados que pueden estar en un mismo espacio por determinado número de horas. Qué días debe asistir a la oficina cada uno, quiénes podrán trabajar desde un espacio remoto cerca de sus casas. Cuántos escritorios se utilizarán de tiempo completo y cuántos de forma parcial y, muy importante. La disponibilidad de salas de juntas para reuniones físicas periódicas.
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Tener absoluta claridad en estos puntos determinará la facilidad con que se migre a nuevos esquemas híbridos de trabajo, sin afectar la productividad.
En este orden de ideas, resulta de gran importancia apoyar a quienes están tomando la decisión de regresar -o no- a la oficina. En Sach hemos delineado algunas recomendaciones específicas para guiar a las empresas durante esta transición. De modo que puedan definir qué espacio realmente necesitan, conforme a cada modalidad de trabajo:
Servicios de Salas de juntas: Todo el equipo trabaja perfectamente de manera remota, pero el contacto humano sigue siendo vital. Sinceramente, no tiene caso tener una oficina con un gasto fijo mensual. Lo ideal sería buscar el servicio de sala de juntas con un proveedor externo y reunir al equipo de forma semanal, quincenal o mensual. Sólo se paga por el tiempo de uso.
Membresías para Cowork: Ideal para la fuerza de ventas. Es el equipo que no es necesario que esté todo el día en la oficina; su lugar es cerca del cliente, cerrando contratos. Sin embargo, entre cita y cita, existen tiempos que utilizan. Para contestar correos electrónicos, enviar cotizaciones, administración interna, etc. Su agenda es muy dinámica. Por lo que contar con una membresía que les permita acceder a un espacio de trabajo en cualquier parte de la ciudad, es el esquema ideal.
Oficinas Virtuales: El trabajo desde casa funciona, pero es cierto que hay factores externos como los hijos, las mascotas, el ruido exterior y otros, que impiden transmitir una imagen profesional. También existe el inconveniente de que sólo se puede atender una llamada a la vez. Con una oficina virtual, otra persona contesta llamadas extras a través de una infraestructura telefónica más robusta. Este concepto además brinda la oportunidad de utilizar el domicilio comercial del proveedor. En los puntos de contacto de la empresa (tarjetas de presentación, página web, folletería, etc.) y así evitar el compartir direcciones personales.
Oficinas amuebladas con servicios incluidos: Son los espacios de trabajo privado y exclusivo. Para la compañía que se pueden utilizar por el tiempo necesario y para la cantidad de personas que se requiera. Una vez que se tiene claro cuántas personas necesitan. O quieren- un espacio de oficina y si estas personas van a trabajar ahí las ocho horas completas o sólo unas cuantas horas al día. Se determina la cantidad de lugares a ocupar, con la ventaja de que será por el plazo que la compañía lo requiera.
Adicionalmente, si el proveedor de espacios flexibles tiene una amplia red con diferentes ubicaciones, la empresa puede elegir varios espacios al mismo tiempo (oficinas satelitales). Los factores clave para un esquema híbrido de trabajo exitoso. Es decir, si los empleados viven en direcciones totalmente opuestas, se les puede reservar una oficina en el sur de la ciudad y otra en el poniente. Beneficiándolos al reducir tiempos de desplazamiento.
En conclusión, existen muchas opciones para operar en un esquema híbrido de trabajo. Tener claro cuáles son las necesidades específicas de productividad. Espacios e interacción de la organización, son los pilares para su implementación. Y los cimientos de un trabajo que tome en cuenta tanto las necesidades de la empresa, como las expectativas de los colaboradores.