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Oficinas que sobrevivirán a la era pospandemia: Pistas que debes ...

El entorno laboral sufrió uno de los cambios más radicales en las últimas décadas y esta evolución no terminará una vez de regreso a las oficinas, de hecho será justo en ese momento cuando los mayores cambios se hagan evidentes.

Uno de las primeras modificaciones dentro de las dinámicas laborales fue la obligada y rápida adopción de modelos home office, mismos que pusieron sobre la mesa una realidad distinta en el marco de las relaciones laborales.

Home office y la nueva realidad

EL trabajo a distancia se convirtió en la norma ante las medidas de aislamiento. No obstante, muchas empresas no estaban preparadas para afrontar el nuevo escenario obligado.

Basta con reconocer que de acuerdo con Statista hasta el año pasado, en México apenas un 39 por ciento de empleados trabajaba de forma remota o haciendo home office.

Colaboradores y empresas se vieron expuestos a distintos desafíos. Según Money Crashers muchas personas tienen problemas gestionando sus horarios de trabajo. A la vez, The Muse cree que también la comunicación con el equipo parece insuficiente, si no es que ausente.

Lo cierto es que, ante el inminente regreso de las actividades, cubrir estas áreas de oportunidad se volverá una prioridad que se sumará a otras tantas que vendrán con el regreso de los empleados a la oficina.

Sobrevivir a la era pospandemia

Y es que el día a día en los lugares de trabajo no podrá ser el mismo. Las normas emitidas por las diferentes autoridades de salud y de gobierno así como el estado de ánimo de los colaboradores cambiará por completo el entorno laboral.

Retomar los niveles de productividad así como garantizar la seguridad de los colaboradores serán aspectos decisivos que modificarán el diseño, la logística y la operación dentro de la oficina de cualquier empresa.

En este sentido, vale la pena reconocer algunos aspectos que bien pueden ser leídos como pistas para que las empresas y sus lugares de trabajo sobrevivan a la era pospandemia:

Menos gente en la oficina

Una de las medidas tomada por diferentes empresas en países que ya han salido de la pandemia, es reducir hasta en un 50 por ciento la cantidad de personas que se mantienen en la oficina, con el fin de reducir contagios.

Adicional, la normalización del trabajo remoto dará a las empresas un margen para recuperarse en términos económicos. Recordemos que el trabajo desde casa reduce gastos tanto para empleados como para empleadores.

Volver a los básicos

Si bien desde hace algunos el concepto de oficina abierta ganó relevancia, ahora esto parece ser un grave problema ante las exigencias de distanciamiento y aislamiento que se mantendrán en la era pospandemia.

Los cubículos regresarán -cuando menos de manera provisional- para salvaguardar la sana distancia, al tiempo que los espacios comunes se tendrán que ver limitados tanto en cantidad de personas que los tiempos de uso como en su capacidad.

Horarios flexibles y para todos

La petición de muchos empleados por horarios flexibles y menos días de trabajo presenciales en la oficina será norma para las oficinas del futuro inmediato.

Una medida que se está implementando en muchas partes del mundo tiene que ver con modificar turnos y ajustar horarios de entrada y de salida para evitar que los empleados se expongan a aglomeraciones en el transporte público.

Adicional, muchas empresas han notado por un sistema de turnos o guardias, en donde los empleados se dividen en grupos para trabajar, por ejemplo, 4 días por 10 de confinamiento.

Es importante mencionar que esta flexibilidad en el horario habitual de trabajo, jugará a la inversa en momentos como la hora de la comida, por ejemplo.

En oficinas en donde se tiene un espacio de comedor los horarios para hacer uso de estos espacios se volverá más estricto.

Controles médicos

Además de monitorear la asistencia del personal así como sus días de vacaciones, los departamentos de recursos humanos verán una nueva tarea en sus pizarrones de actividades, el cual tendrá que ver con monitorear la salud de sus empleados.

Espacios de control de temperatura al iniciar el día, por ejemplo, o el seguimiento a empleados con posibles síntomas, será necesario para evitar un brote al interior del plantel laboral que lleve a un nuevo cierre, cuando menos, temporal.

Nuevos insumos

En esta misma linea, adicional a los gastos ya contemplados por servicios e insumos antes de la pandemia, las oficinas deberán añadir a su lista diversos productos y servicios de sanitización y cuidado personal para garantizar la seguridad de sus empleados cuando menos al interior de la oficina.

De esta manera, la compra de gel antibacterial y cubrebocas así como la contratación de servicios de desinfección se volverán en gastos fijos para cualquier oficina cuando menos, por un tiempo.

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Decorar una oficina moderna es muy impórtate para mejorar el estado de ánimo y el rendimiento de cada una de las personas que trabaja allí.

Actualmente la decoración de oficinas modernas se adapta al trabajo en equipo, lo que hace que las paredes que una vez dividieron a los empleados desaparezcan. El diseño de la oficina de hoy se divide en grupos o estaciones que permiten a los empleados hablar entre ellos e interrelacionarse, esta idea abierta está pensada para desarrollar resultados.

“Las oficinas modernas son espacios muy atractivos y alegres para que los empleados se inspiren y se mantengan motivados”, advierte el Decorador de Interiores Fernando García.

Grupos de trabajo

Las oficinas grandes están destinadas actualmente a grupos de escritorios y almacenamientos llamados sistemas de muebles. Los sistemas de muebles se pueden configurar en diferentes tamaños y formas asignándole a cada empleado un espacio separado, que a la vez se puede interrelacionar con el grupo.

Los muebles de sistemas han evolucionado a lo largo de los años, con el avance de la tecnología ahora son más sofisticados, tanto en la forma como en los colores, las paredes más delgadas y materiales nuevos para brindar un ambiente aún más abierto y agradable.

Entrada de la Oficina o Recepción

La entrada de la oficina moderna es un área intensa, abierta y amigable, afirmo García. La recepción es también el lugar perfecto para que una empresa muestre premios, proyectos actuales y otros datos de la compañía. Una oficina moderna también mostrará obras de arte y elementos significativos particulares de una empresa.

Como el hall de entrada es el primer lugar, y la primera impresión que los visitantes tendrán de la oficina debe ser decorada con muebles muy cómodos y elegantes, con materiales modernos colores fríos y superficies libres de desorden, buen material de lectura, bebidas y un olor fresco.

Sala de conferencias

El centro de la mayoría de las oficinas modernas o tradicionales, es la sala de conferencias, reuniones, presentaciones e incluso almuerzos creativos ocurren allí por sus áreas funcionales y espaciosas.

La moderna sala de conferencias debe tener asientos muy cómodos, de pequeña escala, que permitirán a varios participantes sentarse cómodamente. La mesa puede ser de madera muy actual o mesas con tapa de vidrio y patas de cromo, estas últimas hacen que una habitación parezca más grande. Una moderna sala de conferencias también incluye un sistema de almacenamiento y a iluminación debe ser funcional.

Iluminación de la oficina moderna

La iluminación en una oficina moderna normalmente está diseñada con sensores de luz programada para que se apaguen automáticamente en el caso que se encuentre desocupada, y cuando alguien pasa, las luces saludan a los visitantes.

Para García, la iluminación moderna también es muy eficiente energéticamente, utilizando bombillas fluorescentes modernas, LED o xenón para una iluminación clara y blanca. Las lámparas de escritorio son importantes así cada escritorio goza de una rica iluminación donde se pueden leer muy bien los documentos creando un ambiente agradable manteniendo al empleado muy activo al realizar sus tareas.

Los tonos suaves son perfectos para paredes y también para los muebles en general, mientras que los tonos de acento se usan en accesorios y mobiliario puntuales como cajoneras y sillas. Es muy importante que estos tonos de acento reflejen la identidad de la empresa. Las oficinas no se deben recargar de lo contrario se pierde elegancia y sofisticación.

El lugar de trabajo debe ser un espacio bien diseñado dentro de una organización para que los empleados trabajen en un espacio armonioso que los motive; desafortunadamente, muchas oficinas son obsoletas y sin propósito. Esto puede cambiar gracias a Living Office de Herman Miller, la opción ideal para aumentar la productividad y brindar a las personas una experiencia sublime.

Las oficinas en las que muchas personas trabajan fueron diseñadas con procesos y tecnología de otra era. En Herman Miller, ven el potencial para un nuevo tipo de oficina y diseñarla en torno al concepto más reciente de comprender a las personas, el trabajo que están haciendo y las herramientas que necesitan para alcanzar el éxito. Esto con el fin de crear un lugar en el que las personas trabajarán no porque deben sino porque quieren hacerlo.

Herman Miller está ayudando a las organizaciones a respaldar sus prioridades y lograr su objetivo con lugares de trabajo con un diseño único para transformarlos en un instrumento poderoso para expresar la cultura y respaldar las ambiciones propias de una organización.

Al ayudar a satisfacer las necesidades fundamentales de las personas y las organizaciones, Living Office no solo genera mayores ganancias, sino prosperidad para todos también.

Cualquier espacio, en términos de diseño, necesita unas especificaciones concretas que deben elaborarse en torno a la utilidad que vaya a darse al espacio, como por ejemplo, el hecho de si va a ser para vivir o quizá para trabajar en él. Cuando se trata del último caso, como ocurre con las oficinas, deben tenerse en cuenta aspectos tan importantes como los metros cuadrados disponibles, la iluminación o el presupuesto, ya que tener claros dichos elementos será fundamental a la hora de conseguir la comodidad, la organización y el buen ambiente que un espacio de trabajo digno se merece.

El trabajo en una oficina requiere invertir muchas horas a lo largo del día, la mayoría de las veces de forma bastante sedentaria, lo que contribuye a la necesidad de que el espacio sea lo más agradable posible para el trabajador, con el fin de evitar el estrés y la ansiedad que un lugar mal adaptado podría generar a lo largo de la jornada. En este sentido, es muy importante que a la hora de diseñar una oficina se tengan en cuenta aspectos tan importantes como la confortabilidad, la luz o la privacidad, ya que de ello dependerá el rendimiento y la productividad que la empresa tenga a posteriori.

Claves para tener la oficina ideal

El color. Aunque pueda parecer algo secundario, la elección del color es muy importante en una oficina, ya que está comprobado que las diferentes tonalidades que existen pueden influir de una manera u otra en nuestra mente y en nuestro estado de ánimo. Los colores demasiado cálidos o fuertes, como el naranja, el rojo, el granate o el negro, pueden no ser muy favorables para un ambiente de trabajo que precisa de calma y de concentración. Por el contrario, los colores fríos y relajantes, como el blanco, el beige o el azul cielo, pueden ser ideales para conseguir un ambiente positivo y libre de estrés.

Todo esto en cuanto a decoración de paredes se refiere, ya que el color sí que nos permite ir más allá, por ejemplo, en los objetos decorativos o herramientas de trabajo de tal forma que, si necesitamos una dosis extra de ánimo para poder trabajar, puede que no resulte mala idea introducir elementos más llamativos de color, como ficheros o algunos estantes en amarillo o verde manzana. Jugar con los colores de esta
forma puede ser, además de divertido, la clave para estar calmado sin perder el entusiasmo y las ganas de hacer cosas cada mañana.

Diseño inteligente. Hoy en día, una oficina que no incorpore la tecnología a sus espacios, no será una oficina capaz de progresar y de mirar hacia el futuro con verdadero afán de rendimiento y superación. La tecnología nos permite entrar de lleno en el trabajo colaborativo, tan en boga en nuestros días, y establecer conexiones con otras empresas y colaboradores que no necesariamente se encuentren en el lugar de trabajo. La tecnología, además, es una herramienta muy útil para encontrar el punto exacto de funcionalidad y confort que un espacio de trabajo necesita, así como para logar una buena proyección al exterior de la imagen y del nombre de la empresa. Eso sí, apuntarse a la era tecnológica conlleva una importante inversión que será necesario analizar y estudiar con detenimiento y que puede no estar al alcance de cualquier empresa, aunque a la larga siempre se rentabilizará.

Iluminación. Poder disponer de luz solar en un espacio de trabajo es fundamental para un buen rendimiento laboral, puesto que la luz natural influye de forma directa en aspectos como nuestro estado de ánimo y en nuestras ganas de permanecer activos. Por eso, la existencia de ventanas y amplias zonas acristaladas suele ser habitual en edificios de oficinas, y no solo por la incidencia que tiene la luz del sol en nuestro optimismo y en nuestro empuje, sino también porque sirve para aminorar los efectos de estrés que puede acarrear el tener que permanecer en el puesto de trabajo durante una larga jornada. En caso de que la luz solar sea insuficiente o nula, lo ideal es buscar puntos de luz artificial que tengan un tono amarillento y cálido, pues se trataría de que la luz artificial se asemejara lo máximo posible a la natural.

Decoración. En cuestiones decorativas, la clave para acertar con un espacio de trabajo es conseguir un ambiente liviano y sin sobrecargas, que nos invite a la relajación y a la concentración sin demasiadas interrupciones. Un espacio sobrecargado en exceso podría producir el efecto contrario, generando estrés y aumentando los motivos de ensimismamiento. Tampoco deben ser demasiados los objetos personales ajenos al trabajo en sí, pero sí que es bueno incorporar alguno (como la foto de la familia) para poder refugiarse en él en los momentos de mayor tensión o cuando se necesite tomar un respiro. Cuanta mayor sencillez tengan los materiales que elijamos y más cercanos estén a la naturaleza (como la preeminencia de maderas y elementos reciclados) mayores sensaciones tendremos de bienestar. Utilizar colores claros e introducir algunas macetas puede ser también un acierto, encargado de refrescar el ambiente y de dotarlo de personalidad.

Los muebles dependerán, en buena medida, del estilo decorativo que queramos implementar en el espacio. Por ejemplo, si se trata de un despacho clásico, las maderas nobles pueden ser grandes aliadas, dando forma a escritorios de gran volumen y estanterías a juego. Pero si el estilo clásico no es el nuestro, lo ideal es centrarse en materiales sencillos y ligeros. El estilo industrial siempre es un acierto a la hora de diseñar un despacho, con sus tonos negros mezclados con la personalidad del metal y de la madera envejecida. Este tipo de muebles son ideales para un ambiente moderno o vintage, y son muy habituales en los nuevos espacios de coworking que han venido a revolucionar el concepto tradicional de despacho y oficina. Otra opción muy recomendable, sobre todo si se dispone de poco espacio o está mal iluminado, es la incorporación de muebles en cristal o metacrilato, capaces de dejar pasar la luz disponible dando mayor profundidad al espacio y algo de desahogo.

Equipamiento ergonómico. La ergonomía es, probablemente, el punto más importante a tener en cuenta a la hora de diseñar un espacio de oficina, y es que nuestra salud depende completamente de él. Es importante tener todo aquello que necesitemos al alcance de la mano y ordenado, y que elementos como el ratón del ordenador se sitúen a la altura de nuestro codo, es decir, que no haya que subir ni bajar el brazo en demasía para deslizarlo. Utilizar una alfombrilla para el mismo con almohadilla, permitirá que nuestra muñeca pueda permanecer más relajada mientras se trabaja, evitando sobrecargas y lesiones como la temida tendinitis. Nuestras cervicales también pueden ser gravemente perjudicadas si no tenemos un equipamiento adecuado, por lo que una mesa de escritorio cuya base se sitúe a la altura de nuestra cintura (con un altura aproximada mínima de 70 o 75 centímetros), o una silla capaz de darnos confort y apoyo lumbar mientras trabajamos, serán fundamentales.

Son muchas las cosas que podemos añadir o no a un espacio de trabajo, pero la auténtica clave de que el diseño funcione, es que permita a los trabajadores sentirse a gusto y cómodos en el espacio. El bienestar es fundamental para el desarrollo de la creatividad y de la productividad, y por ello un ambiente ideal de trabajo debería incorporar espacios para el ocio o para la desconexión y el relax, en forma de salas de lectura o espacios de café que permitan aliviar el sedentarismo y aumenten los niveles de concentración, así como la puesta en común de ideas y opiniones. Afortunadamente, ya son muchas las empresas que se están apuntando a esta nueva forma de diseñar el interior de una oficina y de concebir lo que es un ambiente ideal de trabajo, más alejado del concepto tradicional hierático, serio y apagado. Y es que, cuando la comodidad, el color y la luz abundan, las ideas y las energías fluyen con mucha mayor facilidad, haciendo del diseño interior del espacio de trabajo una pasarela hacia el éxito profesional.