Teletrabajo por el coronavirus: 10 claves para montar una oficina en casa

¿Estamos preparados para el teletrabajo? En un país donde se premia el presencialismo, la crisis del Covid-19 ha obligado a que jefes hasta ahora reticentes y departamentos informáticos, bendita paciencia la suya, pisen el acelerador para facilitar el trabajo a distancia de hoy para mañana. La otra vertiente es lo que sucede en casa de cada cual y estos días se han improvisado despachos domésticos.

-Creo que en general necesitamos hacer ese cambio de mentalidad, de la no presencia, del trabajo por objetivos. Lo que estamos viviendo podría agilizar ese proceso-, reflexiona con altas dosis de resiliencia Soledad Barbegal, consejera de Actiu. Es la empresa española líder en espacios de trabajo que ha labrado su éxito a golpe de diseño y sostenibilidad desde que hace 48 años creara el primer mueble para el televisor. Luego lo haría para el ordenador y de ahí hasta el actual catálogo de soluciones para equipar oficinas en empresas y también para el home office.

En su opinión las dimensiones domésticas obligan a buscar con especial ahínco -privacidad, un punto de concentración, con elementos fonoabsorbentes que separen los espacios de trabajo de los cotidianos. Es la propia persona la que define el espacio con las tareas, los horarios… Por la mañana puedes estar trabajando en una mesa elevable, que te permite trabajar de pie o sentado. Por la tarde, esa misma mesa puede que ya no te esté ayudando y sea un obstáculo, así que la puedes abatir y como tiene ruedas, trasladar para que no moleste-. El mobiliario tiene que ser una herramienta que te ayude, -de ahí que apostemos por diseños reconfigurables, que además sean atractivos por los tonos, los materiales, el confort.

Barbegal confirma que la silla debe ser la inversión prioritaria, dada su importancia no sólo en el rendimiento laboral, sino en la salud del trabajador, y apunta que cada vez más compañías se plantean que sus empleados dispongan de sillas ergonómicas en casa igual que las de la oficina. -No es lo mismo trabajar en una silla colectiva de cuatro patas, pensadas para sentadas de media hora, que en una ergonómica desarrollada para sentarse jornadas completas-.

Actiu ha elaborado un decálogo para -construir- un espacio de trabajo confortable en casa.

1. Buscar el lugar idóneo. Es preferible que esté lejos de televisores y zonas de tránsito, para evitar distracciones e interrupciones.

2. Tener en cuenta el nivel de luz natural y procurarse una buena fuente de luz artificial. La luz es un elemento fundamental de productividad y satisfacción laboral. Cuidar de este aspecto potencia el bienestar, aumenta la creatividad y facilita el desarrollo de las tareas de forma más ágil y eficaz.

Una silla ergonómica es la mejor inversión para cualquier teletrabajador. En la imagen, modelo Trim de Actiu, que proporciona apoyo lumbar reforzado.

3. Mobiliario ergonómico y versátil. Una buena mesa y una silla operativa son imprescindibles. En el caso de la mesa, además de las dimensiones correctas en función del trabajo a realizar, es importante que cuente con aperturas para el paso de cables. Pueden ser elevables, una tendencia del momento, para poder alternar el trabajo sentado y de pie, generando una buena capacidad de movimiento. También abatibles y fácilmente desplazables. En cuanto a la silla, debe tener un diseño que se adapte a las necesidades posturales y fisiológicas del cuerpo humano, ya que es conveniente que cualquier puesto de trabajo en el hogar mantenga las mismas garantías de ergonomía, bienestar y funcionalidad que en las oficinas.

4. Almacenaje de documentos. El orden es fundamental para los espacios de teletrabajo. La incorporación de elementos que permitan la custodia y clasificación del material de forma sencilla e invisible es un elemento clave en todos los entornos home office.

5. Soluciones para reuniones por videoconferencia y trabajo colaborativo. La tendencia es la utilización de mesas con formas orgánicas que faciliten las videoconferencias y la comunicación en caso de visita. Asimismo, también es conveniente disponer de una plataforma en la nube para poder trabajar en entornos digitales de colaboración que posibiliten gestionar los recursos en remoto sin necesidad del presentismo.

6. Creación de un pequeño espacio de lectura y relax. Es el denominado softseating, para conseguir un entorno de paz y cambiar nuestra mente, ya que se ha comprobado que las personas son más productivas e imaginativas si incorporar momentos de relax en su actividad laboral. Es imprescindible hacer un uso también adecuado del color, a través de tonos que incorporen propiedades saludables y añadan confort. Mientras tonos como el verde, el azul y el amarillo fomentan el bienestar y la creatividad; el uso de colores vivos, como el rojo o el naranja debe hacerse con prudencia, sobre elementos puntuales que se quiera destacar.

7. Separar el espacio del resto del hogar. Bien por una puerta o utilizando paneles fonoabsorbentes que consigan aislar esta área de trabajo y favorecer la concentración, incluso cuando se produzca en momentos espontáneos de bullicio en el hogar familiar.

8. Compromiso con el medioambiente. El home office debe preocuparse en la medida de los posible por el planeta. Por ello, es conveniente incorporar materiales que sean reciclables, evitar plásticos y conseguir que todo el material utilizado papel, tóner, etc. puedan ser depositados en los contenedores correctos, para su eliminación del hogar de manera eficaz. También se deben incorporar luces led para evitar consumos eléctricos desmesurados y apagar todos los equipos para evitar gastar energía de manera innecesaria, cuando no estemos en nuestro home office.

9. Libre de formaldehídos. La salud es importante y especialmente en el hogar. En el diseño de los nuevos espacios de trabajo en casa, la utilización de materiales libres de formaldehídos es una tendencia clara y posible. Es un compuesto químico que aumenta el riesgo de padecer ciertas enfermedades. Hay por tanto que conseguir un entorno reducido en formaldehídos para promover no solo la productividad, sino el bienestar.

10. No perder la relación con los compañeros. Fomentar la relación entre empleados debe ser una máxima y por ello, la incorporación de herramientas de relación es algo fundamental. La tendencia es la creación de formatos de videoconferencia entre compañeros, ya que es una manera de evitar la soledad, potenciando de esta manera la interrelación y la felicidad.